این مقاله، ادامه مقاله «استفاده از کانبان در عملیات فناوری اطلاعات- بخش اول» است. پیشنهاد میکنیم برای فهم بهتر، مطالعه را از بخش اول شروع کنید.
شکل 3 شرح دستهبندیهای کارهای کد شده را با رنگ نشان میدهد:
نه تنها کشف میکنید که کار تیم چطوردر سیستم حرکت میکند، بلکه به دیدی برای بحث درمورد اولویت بندی، ظرفیت و کار برنامهریزی نشده نیز دست مییابید.
در مثال شکل 3، ما سه وضعیت بالایی را داریم که اولویت اقلامکاررا نشان میدهند.
برای همه تابلوها نیازی به سه ستون بالایی نیست. اگر تابلوی شما یکی از این ستونها را داشته باشد، قطعا منجر به گفتگویی برای علت یابی در مورد اولویت ها میشود. تاکید بر اولویتبندی مهمترین قلمهای کاری پیش از انجام کار بسیار مهم است چون نشان میدهد که تیم به توافقی رسیده است که نسبت به اینکه چه کاری را انجام دهد و چه کاری را انجام ندهد، متعهد است. اولویتبندی همیشه برای تیمها کار سادهای نیست. اما تظاهر به داشتن ظرفیت بیشتر از آنچه انجام میدهیم کمکی به تحویل ارزش کسب و کار نمیکند.
کارتهای در ستون «آماده برای تایید» در صف هستند تا ظرفیت برای تایید آنها ایجاد شود در مثال ما ستون «آماده برای تایید» دو قلم کاری در انتظار تایید را نشان میدهد که ممکن است دلیل خوبی برای بررسی این باشد که آیا تایید کار پتانسیل تبدیل شدن به گلوگاه را در این روند دارد.
از آنجا که ستون «انجام شده» فقط شامل کارتهای بنفش (کار برنامه ریزی نشده) است، میتوان فرض کرد که انواع دیگر قلمهای کاری به خاطر کارهای برنامهریزی نشده(مانند درخواستهای دسترسی و مسائل مربوط به تولید/حادثهها) معطل میمانند. این چالشی متداول در عملیات فناوری اطلاعات است و موجب درماندگی و ناامیدی تیمهایی میشود که میکوشند برای بهبودهای داخلی خود وقت بگذارند. (برای مثال، به عدم پیشرفت کارتهای سبز توجه کنید کارتهای سبز مربوط به بهبودهای داخلی است). کارتهای آبی رنگ پردردسر را که مربوط به زیر وظیفههای پروژه است را نیز به آن اضافه کنید که مدیران پروژه در مورد آنها گله میکنند، و شما یک منبع اصلی تنش برای این تیم دارید.
طرح اولیه تابلوی تیم در شکل 3 منحصر به زمینه مشکلاتی است که توسط آن تیم خاص شناسایی شده است. احتمال اینکه طراحی تابلوی تیم با هر طرح دیگری متفاوت باشد، وجود دارد. توصیه خوبی است که ازکپی کردن تابلوهای دیگر خودداری کنید.
ویژگی |
هدف |
مثال |
ستون عمودی |
نشان دادن وضعیتی که کار در آن قرار دارد | آماده انجام/ اولویتبندی شده/ در حال انجام/ بازبینی/ انجامشده |
خط شنای افقی |
فراهم کردن امکان دستهبندی کار براساس معیار منتخب (برای مثال قلمکاری یا تیم تعیینشده) |
کار برنامهریزی شده/ کار برنامهریزی نشده یا کار به شدت درهم تنیده شده/ کاری که کمترین تنیدگی را در هم دارند |
نوع قلمکاری |
دستهبندی انواع مختلف کار |
وظیفههای برنامهریزی شده پروژه، درخواستهای خدمت، بهبودهای داخلی، مدیریت مشکلات، کار برنامهریزی نشده |
سیاست |
مشخص کردن واضح یک قانون |
تعریف انجام شده |
برچسب | پر رنگ کردن یک مورد خاص وابستگی، رابطه پدر/فرزند |
کار متوقف شده، ، قلم کاری |
جدول 1: ویژگیهای متداول طرحهای تابلو کانبان
برنامهریزی کردن برای اینکه چه کاری در چه زمانی انجام شود، پیش از شروع خود کار زمان قابل ملاحظهای صرف میکند. برنامهریزی ادامه مییابد تا افکار و ایدهها آهسته آهسته حرکت کنند و تکامل یابند تازمانیکه درک شود که کار چگونه باید انجام شود. در حالی به زمان برای برنامهریزی اینکه چه موقع و چهچیزی در کار فنی نسبتا واضح وساده است، فکر میشود (یک بار اولویتها تنظیم میشوند) که زمان تفکر برای درک چگونگی انجام واقعی کار نیاز به سطح خاصی از تمرکز مداوم دارد. به همین دلیل است که محدود کردن کار در حال انجام(کار در جریان)(WIP) حیاتی است.
زمانیکه یک درخواست جدید جذاب به بکلاگ وارد میشود به راحتی میتوان درخواست قدیمی را کنار گذاشت. اما هزینه شروع وظیفههای جدید پیش از پایان یافتن وظیفههای قدیمی میتواند زیاد باشد. زمانیکه کارهای زیادی در حال انجام(کار در جریان) هستند، اتفاقات بدی میافتد: تعویض زمینه افزایش مییابد، گلوگاهها گسترش مییابند، وابستگیها زیاد میشوند، فرصتهای مناسب از دست میروند و تعطیلات فرا میرسد. و از آنجا که پیشرفت کار با تاخیر مواجه شده است، افراد کار بیشتری را تلنبار میکنند که سبب میشود کار زمانی بیشتر از آنچه که باید، طول بکشد و ارزش به کسب و کار با تاخیر تحویل شود.
تیم عملیات فناوری اطلاعاتِ شرکتی که کار میکردیم، گردش کاری داشت که «اعتبارسنجی» گام نهایی در فرایند (قبل از انجامشده) بود. در آن زمان هیچ فرایندی وجود نداشت که اجازه بازخوردهای بهموقع را بدهد بنابراین، بعد از آنکه اقلام کاری تحویل داده شدند، قلمها در «اعتبارسنجی» میماندند. در حالت عادی در صورتیکه کسی شکایت نمیکرد همهچیز درست فرض میشد. زمانیکه کار در «اعتبارسنجی» معطل میماند، افراد کارهای بیشتری را از بک لاگ به پیادهسازی میکشیدند. صف اعتبارسنجی طولانی و طولانیتر میشد تا زمانیکه با 100 قلمکاری بسته شد. شکل 4 این وضعیت را نشان میدهد همراه ا با گلوگاهی که در صف «اعتبارسنجی» انباشته شده است.
شکل 4: تابلوی کانبان با گلوگاهی در صف اعتبارسنجی
چندوظیفهگی راهی موثر برای انجام کار کمتر است.
ادامه دارد…
مترجمین: حمید خاتمی، مهدیه قدسینژاد، شبنم ربیعی
برای مطالعه قسمت اول و دوم و سوم و چهارم کلیک کنید.
منبع: axelos.com