رفتار جمعی به عنوان یک تیم کانبان

برای موفقیت در این دنیای مدرن ، کیفیت، سرعت و انسجام از کسب و کارها خواسته می‌شود. اگر محصولی به موقع و با کیفیت تحویل داده‌ نشود، کسب و کارها ممکن است سهم بازار خود را از دست بدهند. این امر برای شرکت‌های فناوری که پیشرفت‌های دیجیتالی از چپ و راست وارد می‌شوند و مشتریان به گزینه‌های مختلفی دسترسی دارند، بسیار صادق است.

هوشیاری در مبارزه با این چالش‌ها نیازمند این است که کسب و کارها فرآیندهایی را به کار گیرند که کارشان را موثرتر کند. برای تحویل سریع‌تر و مداوم محصولات با کیفیت بالا، شرکت‌ها به دنبال استفاده از ظرفیت کارمندان خود از طریق روش رفتار جمعی هستند.

روش رفتار جمعی(swarming) در چابک

رفتار جمعی تیمی یک روش چابک است که دو یا چند نفر از اعضای تیم روی یک مورد تحویل‌دادنی باهم کار می‌کنند. این روش معمولا زمانی در تیم‌های اسکرام دیده می‌شود که دو یا چند نفر از اعضای تیم توسعه بر روی یک داستان کار می‌کنند. به‌طور کلی رفتار جمعی تیمی به معنی دور هم جمع شدن برای انجام 100درصدی یک کار قبل از شروع کاریدیگر می باشد.

رفتار جمعی زمانی پیشنهاد می‌شود که تیم متوقف شده است. زمانی که به نظر می‌رسد کار بر روی یک داستان بیشتر از میزان مورد انتظار اهداف توافق شده طول خواهد کشید. پس دو یا چند نفر از اعضای تیم برای حذف موانع رفتار جمعی گردهم جمع می‌شوند. رفتار جمعی ممکن است هنگامی که تیم‌ها در حین آزمایشات هستند، انجام شود. در زمان نیاز به انجام کار تحقیقاتی ایده‌آل است که بیش از یک نفر بر روی آن کار کند. اینکه چند نفر با هم کار کنند بهترین ایده برای در جریان نگه داشتن کار است. زمانی که از روش رفتار جمعی در تیم استفاده می‌شود کارها بسیار سریعتر تمام می‌شوند.

اما پیاده سازی رفتار جمعی تیم آسان نیست. این روش برای تیم‌های جدید و بی تجربه مناسب نیست. شما باید به سطح مشخصی از روابط بین اعضای تیم برسید تا آنها به طور منسجم در کنار هم قرار بگیرند. در غیراینصورت این احساس وجود خواهد داشت که اعضای تیم روی انگشتان پای یکدیگر قدم می گذارند.

مزایای رفتار جمعی چیست؟

اگرچه انجام رفتار جمعی تیم دشوار است، اما زمانی که تیم‌ها رفتار جمعی دارند می‌توانند منتظر مزایای زیادی باشند. بیایید برخی از آنها را بررسی کنیم.

توجه به مهارت شکاف ایجاد می‌کند

اعضای تیم سطوحی مختلف در مهارت و تخصص دارند. آنها قابلیت‌ها و تخصصهای مختلفی دارند. یک مزیت رفتار جمعی تیم این است که به اعضای تیم اجازه می‌دهد از یکدیگر بیاموزند. رفتار جمعی یک برنامه‌نویس تازه کار را در کنار یک برنامه‌نویس ارشد در نظر بگیرید. چیزی که ممکن است برای توسعه دهنده تازه کار 8 ‌ساعت طول بکشد، برای برنامه نویس ارشد 4 ساعت یا حتی کمتر زمان می برد. وقتی آنها گروهی کار می‌کنند، برنامه نویس تازه کار می‌تواند از برنامه نویس ارشد یاد بگیرد و مهارتش را ارتقا دهد. این امر برای همکاری چند تخصصی نیز به همین ترتیب انجام می شود. برنامه نویسان می‌توانند از آزمونگران یاد بگیرند و برعکس. هر چقدر آنها تخصص ، شایستگی و نحوه کار یکدیگر را بدانند، بهتر می‌توانند روند خود را برای کار هماهنگ کنند و در جهت تکمیل محصولات قابل تحویل، تطبیق دهند.

همکاری دائمی ایجاد کنید

رفتار جمعی، تیم را به همکاری وا می دارد. این مورد تعاملات پیوسته ای بین تیم ایجاد می‌کند. این روش به اعضای تیم اجازه می‌دهد تا همیشه هماهنگ و آماده‌ی کمک به هم در مواقع نیاز باشند. اگر این همکاری به صورت پیش فرض میان اعضای تیم وجود داشته باشد، آن‌ها از اینکه از هم تیمی‌های خود کمک بخواهند خجالت زده نخواهد شد. این امر همچنین جریان مستمر ایده‌ها را امکان پذیر می‌کند و تیم‌ها را به سمت تجدید نظر در روند کار خود و بهبود مستمر سوق می‌دهد.

سریعتر با کیفیت تحویل دهید

این گفته که دو تا فکر بهتر از یک فکر است قطعاً در رفتار جمعی تیم صادق است. تیم ها زمانی که به صورت گروهی هستند می‌توانند سریعتر کارها راپیش ببرند. زمانی که موانع به سرعت برطرف می شوند، تیم ها برای کار روی موارد جدید اقدام می‌کنند و جریان خط لوله را به راحتی حفظ می‌کنند. هنگامی که تیم‌ها برای رسیدگی به موارد ناشناخته در یک داستان خاص نیاز به انجام کارهای اکتشافی دارند، رفتار جمعی تیم آنها را وادار می‌کند که با هم فکر کنند و سریعتر از یک فرد بتوانند پاسخ دهند.

رفتار جمعی تیم همچنین کنترل و تعادل ایجاد می‌کند. اینکه شخص دیگری کار شما را مرور کند، کیفیت خروجی شما را افزایش می دهد و دیدگاه متفاوتی نسبت به چگونگی دستیابی به خروجی مورد نظر فراهم می‌کند. این امر همچنین امکان دوباره کاری را به حداقل می رساند.

رفتار جمعی تیمی  در کانبان چیست؟

تیم های کانبان با مفهوم رفتار جمعی غریبه نیستند. یکی از ویژگی‌های کانبان محدود کردن کار در حال انجام است. به همین دلیل است که غالبا در تیم های کانبان رفتار جمعی تیمی مشاهده می‌شود. وقتی تیمی به بیشترین حد مجازِ کارِ در حال انجام  خود می رسد، طبیعی است که آنها در مورد اقلام موجود فعلی رفتار جمعی کنند و جریان را آزاد کنند. اگر این کار را انجام ندهند مدت زمان چرخه آنها افزایش می‌یابد. همچنین قبل از شروع سایر اقلام بک‌لاگ زمان انتظار را افزایش می دهند. تا اتمام کارهای در حال انجام، آنها نمی‌توانند کارهای جدیدی را شروع کنند.

این نیز یکی از موارد خوب در مورد رفتار جمعی در کانبان است. تیم به جای شروع یک کار، تکمیل کار را هدف قرار می دهد. ذهنیت مشترک این است که اعضای تیم کانبان هر یک روی موارد خود، کار کنند تا کارهای بیشتری انجام دهند. اما در واقعیت، همیشه اینطور نیست. اغلب تیم ها کارشان به محصولات نیمه تمام خواهد رسید و زمان چرخه آنها خیلی طولانی می شود. اگر شما یک تیم اسکرام هستید و اغلب تحقق تمام اهداف اسپرینت خود را از دست می دهید، این احتمال وجود دارد که شما بیش از آنچه می توانید انجام دهید کار برداشته‌اید.

در اینجا چیزی برای تأمل وجود دارد:

اگر مجبور شوید بین داشتن 70٪ ویژگی با 100٪ کار انجام شده یا 100٪ ویژگی و 70٪ کار انجام شده انتخاب کنید ، کدام یک را انتخاب می کنید؟

70٪ انجام نشده است. این ویژگی ها غیر قابل استفاده هستند.

70٪ از ویژگی‌های 100٪ انجام شده به این معنی است که من می توانم 70٪ آن را تحویل دهم و مشتریانم می توانند از این ویژگی‌ها استفاده کنند.

تیم‌ها همیشه باید هدف خود را برای تکمیل 100٪ کار بگذارند. و این همان چیزی است که کانبان اعمال می‌کند. این  تیم کانبان را به تمرکز و رعایت محدودیت‌های کار درحال انجام خود سوق می‌دهد. و با رفتار جمعی تیم، آن‌ها تمرکز و تکمیل وظایف را سریع‌تر انجام می‌دهند.

اجازه دهید تیم شما  حرکت جمعی کند

غیرقابل انکار است که رفتار جمعی تیم مزایای خود را دارد. ولی شما برای موفقیت بیشتر در رفتار جمعی به ساختار، انضباط و یک تیم روشن فکر نیاز دارید. در اینجا چند نکته برای استفاده حداکثری از فعالیت‌های رفتار جمعی تیم‌تان آورده شده است:

هدف مشخصی داشته باشید. چه چیزی را می‌خواهید از رفتار جمعی خارج کنید؟ آیا این راه حلی برای یک مشکل است؟ آیا برای گرفتن جواب سوالات است یا ناشناخته‌ها؟ آیا برای ایجاد چیزی است که در آینده مورد استفاده قرار گیرد؟ مهم نیست که چیست، هدف باید برای همه کسانی که درگیر این رفتار جمعی هستند روشن باشد.

درک مشترک ایجاد کنید. اطمینان حاصل کنید که همه با اطلاعاتی که در حال حاضر دارید هم فضا هستند. اگر روی داستانی کار می کنید، اطمینان حاصل کنید که همه درک یکسانی در مورد آن دارند.

از روش زمان ثابت استفاده کنید. با هر رفتار جمعی به عنوان یک چالش با مهلت مقرر برخورد کنید. این تمرکز شما را افزایش می‌دهد. شما را مجبور می‌کند که وظایف خود را به صورت بخش قابل کنترلی برنامه ریزی کنید.

نقطه کنترلی داشته باشید. در حین فعالیت رفتار جمعی‌ نقطه کنترلی منظم داشته باشید تا پیشرفت خود را بررسی کنید. اگر کسی به وظیفه محول شده خود پایبند باشد، این روشی خوب برای بررسی آن چیزی که به دست آورده است خواهد بود.

تیم‌های موفق جهت به عهده گرفتن مهمترین وظایف خود از رفتار‌ جمعی‌ استفاده می‌کنند. زیرا آنها می‌دانند که هرچه سریعتر بتوانند آن را ارسال کنند، مشتریان آنها زودتر می‌توانند آن را تهیه کنند. این حلقه بازخورد را کوتاه می‌کند. به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا بینش بیشتری در مورد چگونگی بهبود محصول و نحوه کار خود کسب کنند. هر فعالیت جمعی به طور موثر به یک فرصت یادگیری تبدیل می‌شود که تیم ها را قادر می‌سازد تا به طور مداوم پیشرفت کنند.

بنابراین دفعه بعدی که با مشکلی روبرو شدید یا گیر افتادید، با استفاده از رفتار جمعی قدرت تیم خود را کنترل کنید. ما دوست داریم داستان‌های شما و چگونگی کمک به رشد تیم شما را بشنویم.

نویسندگان: شبنم ربیعی، علی مفخر

منبع: www.kanbanzone.com