چطور از کانبان استفاده کنید تا بهره‌ور شوید: یک راهنمای کوتاه + نسخه صوتی

آیا به دنبال یک سیستم بهره‌ وری تمام عیار هستید؟

ابتدا خبر بد: چنین سیستم بهره‌ وری وجود ندارد. شما کارها را انجام خواهید داد و اهمیتی ندارد از چه سیستمی استفاده می‌کنید.

حالا خبر خوب: «کانبان» سیستمی آسان برای آموختن و استفاده است که کمک می‌کند از حس غرق شدن در فهرست‌های آماده‌ی انجام بی سر و ته جلوگیری شود.

اجازه دهید وارد جزئیات شویم.

کانبان چیست؟

کانبان سیستمِ ساده‌ای برای تولید محصولات مبتنی بر تحویل‌های پیوسته و مستمر است که از سیستمِ تولید ژاپنی سرچشمه گرفته است، اما می‌توانید برای موفقیت بیشتر در کار روزمره یا کسب و کار (business) یا زندگی شخصی (personal life) خود از آن استفاده کنید.

جیم بنسون (Jim Benson) و تونیان دی ماریا بری (Tonianne DeMaria Barry) در کتاب واقعا عالی خود با عنوان، “کانبان شخصی (Personal Kanban)” استفاده از سیستم بهره‌ وری (Productivity system) را با دو قانون زیر پیشنهاد می‌دهند:

1. کار خود را تصویرسازی (Visualise) کنید.
2. کار در حال انجام خود را محدود کنید (WIP).

شاید مایل باشید

آن‌ها درباره قانون اول چنین گفتند: “وقتی کاری را در زمینه‌های (Context) مختلفش می‌بینیم سبک و سنگین کردن‌های (trade-offs) واقعی شفاف می‌شود. اکنون یک تاریخچه فیزیکی از همه آن تقاضا‌ها داریم. دید وسیع‌تر از کار و شرایط محیطی این امکان را می‌دهد که تصمیمات بهتری بگیرید.” همچنین درباره‌ی قانون دوم افزودند: “محدود کردن کار در حال انجام (WIP) زمانی به ما می‌دهد تا:

• تمرکز کنیم
• سریع‌تر کار کنیم
• به آرامی نسبت به تغییر عکس‌‌العمل نشان دهیم
• و کاری متفکرانه انجام دهیم.”

گام 1: تابلو کانبان خود را درست کنید

یک تابلو را به سه ستون تقسیم کنید. اگر تابلویی ندارید، یک تابلو [1] جادویی خریداری کنید و به دیوار بچسبانید یا یک برگه A4 بزرگ یا حتی برگه‌ای به اندازه دفترچه را بخش‌بندی کنید.

نمونه‌ای از تابلو کانبان

تابلو کانبان

روی ستون اول برچسب “آماده‌ی انجام (To Do)” ، روی دومی “در حال انجام (Doing)” و روی سومی “انجام شده (Done)” را بچسبانید.

ستون اول برای قرار گرفتن اقلام کاری جدید در فهرست “آماده‌ی انجام” است.

ستون دوم برای تصمیم‌گیری درباره‌ی کاری است که قصد دارید روی آن کار کنید.

ستون سوم برای ثبت قلم کاری است که تمام شده است.

به خاطر داشته باشید که از اشتباه بهره ‌وری کلاسیک (classic productivity mistake) یعنی تبدیل یک پروژه به یک وظیفه، اجتناب کنید. مجموعه‌ای از وظیفه‌ها (یا کارت‌ها) برای انجام یک پروژه لازم است.

گام 2: کانبان را در کار بکارگیرید

با استفاده از ماژیک یا برگه‌های یادداشت‌ [2]، اقلام یا کارت‌ها را در تابلو کانبان خود به ستون “آماده‌ی انجام” اضافه کنید.

از یک فعل عملی (action verb) برای نوشتن وظیفه مذکور استفاده کنید. اگر در حال اسباب کشی هستید، این وظیفه می‌تواند “عقد قرارداد با یک شرکت باربری” باشد. یک مثال دیگر، اگر در حال تهیه یک ارائه طولانی هستید، این وظیفه می‌تواند “جمع آوری عکس‌های اولیه” باشد.

وقتی آماده شروع کار شدید یک قلم یا وظیفه را از ستون “آماده‌ی انجام” به ستون “در حال انجام” انتقال دهید.

به‌ مرور فهمیده‌ام که داشتن بیش از سه قلم در ستون “در حال انجام” معقول نیست. این موضوع، کار در حال انجامم را محدود کرده و به تصویرسازی کاری که انجام می‌دهم کمک می‌کند. (قوانین را بیاد بیاورید!)

با تکمیل کردن یک وظیفه آن‌را از ستون “در حال انجام” به ستون “انجام شده” انتقال دهید. سپس وظیفه‌ی دیگری را از ستون “آماده‌ی انجام” به “در حال انجام” ببرید.

گام 3: تابلو خود را بازنگری کنید

همان‌طور که کار می‌کنید، به طور طبیعی وظیفه‌ها را از چپ به راست روی تابلوتان انتقال می‌دهید.

انتقال وظیفه از یک ستون به ستون بعدی شما را مجبور به الویت‌بندی می‌کند. همچنین این کار شما را به بازنگری منظم فهرست آماده‌ی انجام تشویق می‌کند.

این روش، جریان کار را دنبال می‌کند. انتقال کارت‌ها از یک ستون به ستون دیگر کاری خوشایند است. با این کار می‌توانید وظیفه‎‌هایی که انجام آن آسان است، یا آن‌هایی که زمان زیادی می‌برند و حتی وظیفه‌هایی که در آن گیر کرده‌اید را به سرعت ببینید. بنسون (Benson) به من گفته بود “متداول‌ترین اشتباه، محدود نکردن کار در حال انجام است…افراد گاهی دومین اشتباه را نادیده می‌گیرند [3] زیرا “کارهای بسیار زیادی برای انجام” دارند، از قضا‌، این چیزی است که سقف WIP را درجایگاه اول قرار می‌دهد”.

وقتی با کانبان احساس راحت‌تری کردید در تابلو خود ستون‌های بیشتری اضافه کنید. برای نمونه، من ستون “در انتظار” را ایجاد کردم تا وظیفه‌هایی را در آن قرار دهم که روی آن متوقف شده‌ام و یا نیاز دارم تا کسی آن را دوباره به من برگرداند.

همچنین برای وظیفه‌هایی که فوری نیستند و قصد دارم در طی روزهای کاری روی آن‌ها کار کنم، ستون “بعدا” را ایجاد کردم.

نکته به درد بخور: اگر می‌خواهید ایده بگیرید در گوگل عکس‌های” تابلوهای کانبان شخصی” را جستجو کنید.

ابزارهای پیشنهادی کانبان

وقتی استفاده از کانبان شخصی را شروع کردم، بکاریگیری یک تابلو بزرگ و یک دفترچه یادداشت را امتحان کردم. هر دو ابزار به خوبی کار می‌کنند و به شما در تسلط به اصول کانبان کمک می‌نمایند.

وقتی‌که فهمیدید این سیستم بهره‌ وری چگونه کار می‌کند و بخشی از کار هفتگی ‌شما است، برای ابزار دیجیتال آماده هستید.

ترلو (Trello) یک برنامه مدیریت پروژه تحت وب است که مبتنی بر کانبان ساخته شده است. شما می‌توانید فایل‌ها را روی وظیفه‌ها یا کارت‌ها بارگذاری کنید، به آن‌ها برچسب بزنید، تاریخ‌های تحویل (Due dates) را تنظیم کنید و غیره.

نمونه‌ای از تابلو کانبان ترلو، در خصوص مدیریت فرایند موجود

بارگذاری پیوست‌ها (Attachments) روی کارت‌ها برای جمع‌آوری کل کار شما در یک جا مفید است. همچنین از ویژگی‌های همکاری ترلو برای کار با طرفین قراردادِ شرکت ثالث استفاده کرده‌ام.

به همان اندازه که ترلو را دوست دارم، پیشنهاد می‌کنم ابتدا روی یک تابلو یا یک سیستم دستی با کانبان دست و پنجه نرم کنید. گذشته از آن، همواره ابزار کم اهمیت‌تر از کاری است که انجام می‌دهید.

امروز کانبان شخصی را امتحان کنید

سیستمی با ‌عنوان سیستم بهره‌ وری بی‌نقص، وجود ندارد و اگر فهرست ساده‌ی “آماده‌ی انجام” به شما برای تمام کردن کار کمک می‌کند، آن را ول نکنید.

من چندین سیستم بهره‌ وری را امتحان کرده‌ام. بزرگ‌ترین مسئله این است که یک فهرست بزرگ گاهی‌ می‌تواند حس غرق شدن به شما بدهد.

اگر این اتفاق برای شما افتاد، یادگیری کانبان شخصی زمان زیادی نمی‌برد و می‌تواند کمک کند تا کارهای روزانه‌ خود را‎‌ بدون حس غرق شدن مدیریت کنید. بنسون می‌گوید: سیستم طراحی شده به‌ویژه با داشتن مجموعه کوچکی از قوانین، انعطاف‌پذیری را بوجود می‌آورد. انعطاف‌پذیری دلیل اصلی است که چرا کانبان در هر کشور و هر جایی روی زمین – حتی در خانه ‌ها تطبیق یافته است. بچه‌ها از تکمیل کارهای سخت و طاقت فرسای خود لذت می‌برند. تیم‌ها هوشمندانه‌ مشکلات پیچیده خود را حل می‌کنند. پروژه و کار پیرامون آن، هر دو به آسانی تصویرسازی و تکمیل می‌شوند.

[1] Magic Whiteboard: تابلوهای جادویی جایگزینی برای تابلوهای عادی ثابت هستند که به صورت بسته‌ای رولی از تابلوهای کاغذی در اندازه‌های مختلف عرضه می‌شوند و معمولا یک‌بار مصرف هستند.

[2] Post-It: نوعی از برگه‌های چسبان

[3] منظور این است که کار در حال انجام را محدود نمی‌کنند. [مترجم]

مترجم: سوگل کرمانی

ویراستار: حمید خاتمی
منبع: https://www.forbes.com/sites/bryancollinseurope/2018/07/19/how-to-use-kanban-to-become-insanely-productive-a-short-guide

نسخه صوتی این مظلب را بشنوید: