استفاده از کانبان در عملیات فناوری اطلاعات-بخش ده(پایانی)

۵-۵ بر ارزش تمرکز کنید و شفاف باشید

انواع مختلف کار را می‌توان با استفاده از قوانین مختلفی اولویت‌بندی کرد. برای اکثر تیم‌های عملیات فناوری اطلاعات، حل و فصل رخدادها(incident) تقریباً همیشه بالاترین اولویت را دارند، و بلافاصله بعد از آن‌ها، درخواست‌های خدمتی که وارد تیم می‌شوند. هر دو نوع این‌کارها معمولاً به توافق‌نامه‌های سطح خدمات (SLAها) مرتبط هستند و زمان توافق شده‌ای برای تکمیل دارند. اگر به آنها درخواست‌هایی که ازتیم توسعه می‌آیند و اغلب محدوده زمانی دارند ولی فوریت‌ آن‌ها کمتراست، اضافه کنید، خواهید دید که ظرفیت کمی برای کارهای غیر ضروری باقی می‌ماند (مثلاً کارهای داخلی تیم و همچنین(رفتار پیشگیرانه) مدیریت مشکل)

استفاده از تابلوی کانبان برای مدیریت کار به این معنی نیست که هر آنچه که در بک‌لاگ تابلو است به طور خودکار اولویت بیشتری نسبت به کار ورودی دارد. توافق‌های پیرامون مهلت انجام کار اعمال می‌شونددرست مثل قبل از تعریف کانبان. مزیت وجود کار غیر فوری در تابلو، ایجاد شفافیت است. چالش کار زیاد و نداشتن زمان کافی برای همه قابل مشاهده می‌باشد، نه اینکه یک احساس آزاردهنده باشد آن‌هم در پس ذهن متخصصین عملیات فناوری اطلاعات.

هنگامی‌که یک کار خاص برای مدتی در بک‌‌لاگ قرار می‌گیرد -محدوده زمانی‌که باید توسط خود تیم تعیین شود- می‌توان ارزیابی صادقانه‌ای از اینکه آیا آن کار مناسب است یا خیر، انجام داد. اگر ارزش انجام آن برای سازمان (یا آسیب ناشی از عدم اجرای آن) مشخص است، می‌توان درخواستی برای بزرگ کردن تیم داد. تایید درخواست گرفتن نیرو بدون این‌که سابقه زمان صرف شده قابل مشاهده باشد و همچنین نداشتن دلیل بزای این‌که کار همچنان معطل است، دشوار است. نشان دادن این‌که کار بیشتری در آن زمان انجام می‌شود، قابل درک است و نباید به خودی خود دلیل استرس باشد. فقط با شفافیت می‌توان وضعیت را بهبود داد.

۵-۶  سنجیدن کارهای مهم

هر زمان که از کانبان برای کمک به بهبود مدیریت کار خود استفاده می‌کنید، از سنجیدن نتیجه غافل نشوید. به همین ترتیب، مهم است که سنجه‌های متعادلی در نظر بگیرید که هم سوال‌های تیم و هم سوال‌های مشتریان را پاسخ دهند. سازمان به فرصت‌هایی برای بهینه‌سازی کار، کوتاه کردن زمان‌ مورد نیاز برای ارائه نتایج، افزایش شفافیت و بهبود کیفیت و کارهای دیگر اهمیت می‌دهد. داده‌هایی که جمع می‌کنید می‌توانند به همه این سوال‌ها، پاسخ دهند و همچنین این داده‌ها، اطلاعاتی ارائه می‌دهند که تیم و اعضای آن برای بهبود نیاز دارند.

وقتی می‌خواهیم سنجه‌های اضافی را تعریف کنیم، بهتر است به جای سنجیدن یک‌باره همه چیز، به‌صورت تکراری همه چیز را بسنجیم. معرفی تابلوی کانبان می‌تواند فرصتی عالی برای بررسی سنجه‌های فعلی باشد و همچنین تایید می‌کند که این سنجه‌ها هنوز مناسب و مفید هستند. نمایش یک تابلو ممکن است در نهایت رفع نیاز به گزارش‌های خاص و به‌روزرسانی‌ وضعیت باشد، که به تیم اجازه می‌دهد به جای طراحی گزارش‌ها، بر روی بهبود ابتکار عمل تمرکز کنند. و مراقب باشند که هنگام جا به جایی مدیریت کار به تابلو کانبان، ذینفعان تأثیر منفی نگیرند. تابلو باید برای همه، کار کند.

۵-۷  بهبود مداوم داشته باشید

بهبود روشی که کانبان استفاده می‌کند باید به بخشی از بهبود مستمر خدمات (CSI) تبدیل شود -از چیز‌هایی که از کانبان یاد گرفتید، استفاده کنید، استفاده از این آموخته‌ها ارزش تیم و سازمان را بیشتر می‌کند.

با گذشت زمان می‌توان روش‌های بیشتری معرفی کرد. حتی قبل از این‌که محدودیت‌های WIP مشخص کنید، می‌توانید جلسات منظمی، شبیه به جلسه ایستاده روزانه در  اسکرام، بر اساس تصویرسازی کار داشته باشید. در این جلسات، اعضای تیم عملیات فناوری اطلاعات پنج تا پانزده دقیقه وقت می‌گذارند و در مورد بک‌لاگ و توافق بر سر اولویت‌های بعدی بحث می‌کنند. این بدان معنا نیست که اعضای تیم بی‌توجه وظیفه‌ بردارند- همچنان ظرفیت تیم یک قانون است و اهمیت دارد- اما جلسات به دید کلی درمورد کار در محصولات و فرآیندهای مختلف کمک می‌کنند. همچنین به این معنا نیست که جلسات باید صرفاً برای برگزار شدن، برنامه ریزی شوند -جلسات می‌توانند به تیم کمک کنند تا زمانی را برای تجزیه و تحلیل جمعی تابلو و توافق بر سر اولویت‌های روز جاری یا چند روز بعد، بیابند و البته که جلسات منظم تنها راه دستیابی به این هدف نیست.

تیم همچنین می‌تواند در مورد قوانین افزایش وظیفه‌ها به توافق برسد اگر خطر نقض توافق‌نامه سطح خدمات(SLA) وجود داشته باشد. رویه‌هایی در مورد رفتار اجتماعی(swarming) می‌توانند اعمال شوند، و مشابه مفهوم ریسمان آندُن(Andon)[1] در ناب(Lean) عمل می‌کنند که به زیرمجموعه‌ای از تیم که قبلا مشخص شده‌اند، نیاز دارد، یا حتی شاید کل تیم جمع شوند و به حل یک کار خاص کمک کنند. که احتمال زیاد برای رخدادهای (incident) با اولویت بالا اتفاق می‌افتد. یک رویه پیش‌فرض می‌تواند برای همه اقلام ضروری توافق شود- لحظه‌ای که رخداد (incident) با اولویت بالا وارد صف می‌شود، رفتار اجتماعی(swarming) می‌تواند آغاز شود و کارهای دیگری که در حال حاضر توسط تیم یا بخشی از‌ تیم انجام می‌شود، متوقف می‌شوند و تا زمانی که وظیفه ورودی تکمیل نشود، متوقف می‌ماند، مگر این‌که وظیفه وارد شده به صف نسبت به وظیفه در حال انجام اولویت یکسانی داشته باشند.

نشانه‌های تصویرسازی بیشتر -مانند نشان دادن اقلام متوقف شده، مهلت انجام کار روی کارت‌ها، برروی کارت نام و/یا عکس کسانی‌که در حال حاضر روی یک وظیفه خاص کار می‌کنند- اضافه شود. همچنین  این تصویرسازی‌ها می‌توانند در استفاده بیشتر از تابلوی کانبان مفید باشد.

۶ خلاصه

سازمان‌ها کارهایی انجام می‌دهند که بیش از ظرفیت‌شان است و بسیاری از آن‌ها دیده نمی‌شوند. کار پنهان، سازمان‌ها را نابود می‌کند. کار پنهان، علاوه بر ایجاد زمان طولانی برای تولید محصولات و ارائه خدمات، منجر به نارضایتی مشتریان، ناامیدی رهبران کسب‌وکار، ناسازگاری‌های سیستمی و کارمندان عصبانی می‌شود.

ما توصیه می‌کنیم کانبان را با یک پروژه غیر حیاتی که در دستور کار و در اهداف تیم نیست و می‌تواند برای یادگیری این‌که کانبان چگونه برای شما بهتر کارمی‌کند استفاده شود، شروع کنید. اگر تابلوی بزرگی ندارید، دیوار راهرو یا فلیپ‌چارت می‌تواند کار تابلو را بکند. حتی نوشتن روی یک تکه کاغذ روی میز می‌تواند به عنوان یک نقطه شروع باشد. اغلب، ابزارهای ساده و پیش پا افتاده مؤثرتر از برنامه‌های تجملی مدیریتی است .

استفاده از کانبان برای بهبود مستمر تحویل و خدمات در سازمان شما ارزان و نسبتا آسان است -به سادگی کار را دسته بندی کنید و آن را تصویرسازی کنید. سپس در مدت زمان زیاد و با دقت جایی که کار متوقف می‌شود و آن‌چه که مانع حرکت کار می‌شود را بررسی کنید. اگر همیشه کار برنامه‌ریزی‌ نشده زمانِ کارِ برنامه‌ریزی شده را به خود اختصاص می‌دهد، بهترین تلاش تیم برای ارائه ارزش خراب می‌شود. کار تحت تاثیر قرار گرفته (یا متوقف شده) خطری است که وقتی به درستی علامت گذاری شود، می‌تواند در تابلوی ریسک ظاهر شود تا به طور خودکار مدیریت توجهی ویژه‌ای به آن کند.

مشخص کردن کارهای آزاد راهی عالی برای بهبود ارتباطات است. این مکالمات ضروری در مورد کل چیزهای مربوط به نگرانی و دلواپسی کار، عناصر حیاتی در موفقیت سازمان هستند، و به همین دلیل است که سطوح مختلف تابلوها، عناصر عالی برای اجرای کانبان هستند. تصمیمات خوب از ارتباطات خوب و از شفافیت خطرات ناشی می‌شود. تصمیم‌گیری‌ها به افراد امکان می‌دهند تا آنچه را که در راه است پیش‌بینی کنند تا دلواسی و نگرانی کاهش یابد.

مترجمین: حمید خاتمی، شبنم ربیعی

برای مطالعه قسمت اول، دوم، سوم، چهارم، پنجم، ششم، هفتم، هشتم و نهم کلیک کنید.

منبع: axelos.com