افزایش بهره‌وری با قانون پارکینسون

چطور با استفاده از قانون پارکینسون در زمان کمتر، کار انجام شده بیشتری داشته باشیم

 آیا تا آخرین لحظه در هر پروژه مشغول کار هستید؟ به یاد دارید چه پر تنش بود؟ این موضوع را به وضوح، یک مرتبه در سال آخر دبیرستان به یاد دارم. من یک مقاله پژوهشی داشتم و یک‌ماه زمان داده‌ شده‌ بود که آن‌را انجام دهم. یک هفته قبل از تاریخ تحویل آن، خودم را پیدا کردم که روی آن کار کنم. حتی صفحات آخر را در راه مدرسه تمام کردم.

کسی را تصور کنید که در راه مدرسه بی‌رحمانه با لپ‌تاپ خود تایپ می‌کند. این کاری است که من کردم. آن روز صبح پدرم مرا با ماشین به مدرسه برد و نگران بود که با تایپ‌کردن در حین حرکت سردرد بگیرم. شاید فکر کنید در این لحظه احساس بی‌باکی داشتم. دروغ نمی‌گم. بی‌گمان این کار را انجام می‌دادم. به خودم خیلی احساس مباهات می‌کردم که مقاله پژوهشی را به موقع تحویل دادم. اما چند دقیقه بعد، احساس خستگی کردم و استرس در من خود‌به‌خود جریان یافت. همه این‌ها برای این بود که یک ماه تمام را گذرانده بودم در صورتی‌که می‌توانستم کار را یکی، دو روزه تمام کنم.

اگر کارهای روزمره خود را بررسی کنیم، اغلب متوجه می‌شویم که زمان بیشتری نسبت به زمان مورد نیاز وظیفه‌ها، اختصاص می‌دهیم. احساس می‌کنیم اگر زمان خالی داشته باشیم، راحت‌تر خیلی ازکارها را می‌فهمیم، به خصوص برای کارهایی که نمی‌دانیم چه مدت طول می‌کشند. اما واقعیت این است که تمایل داریم بیش از حد معمول ظرفیت خالی اضافه کنیم اما تمایل ما این است که زمان وظیفه را طولانی‌تر کنیم تا با مدت زمانی که خودمان برای انجام آن اختصاص دادیم، تطابق یابد. اغلب اوقات متوجه می‌شویم زمانی‌که وظیفه انجام می‌شود بسیار کمتر از چیزی است که ما براورد کرده‌ایم. قانون پارکینسون در همین مورد است.

قانون پارکینسون چیست و چطور کار برای پرکردن زمان کِش می‌آید

در مقاله‌ای که سال 1955 دراکونومیست (Economist) منتشر شد، تاریخ شناس و نویسنده انگلیسی، سیریل نورث‌کوت پارکینسون (Cyril Northcote Parkinson)، زمانی‌که در خدمات کشوری انگلیس کار می‌کرد مشاهدات جدی خود را در مورد کاغذبازی اداری به اشتراک گذاشت. وی گفت: «هر کار تا زمانی که به آن تخصیص داده شده کامل شود، کش می‌آید.» پس این تبدیل به نکته اصلی یکی از پرفروش‌ترین کتاب‌های وی با موضوع قانون پارکینسون شد که نام آن: جستجوی پیشرفت است.

اما چیزی‌که پارکینسون بیش‌تر از 60 سال قبل فهمید، هنوز هم در این روز‌ها صادق است. ما کار را انجام می‌دهیم، به‌خصوص کار روی اطلاعات و کار دانش محور، که آن‌ها را همانند کاری انعطاف‌پذیر تلقی می‌کنیم و طوری کش می‌دهیم که با زمان تخصیص‌یافته برای انجام آن مطابقت داشته‌باشد. من معتقدم تا حدی به این دلیل است که ما عقیده‌داریم هرچه مدت زمان بیشتری روی چیزی کار‌کنیم، سخت کوش‌تر می‌شویم. و همه ما برای گرفتن کار جدید خوب در محل کار می‌خواهیم سخت‌کوش به‌نظر برسیم، درست است؟

وقتی به افراد زمان بیشتری برای اتمام کار داده می‌شود، به احتمال زیاد آن‌ها از آن زمان بهره‌مند می‌شوند. گاهی آن‌ها کارهای غیرضروری یا خیلی پیچیده را دوباره انجام می‌دهند که آن‌را بدتر می‌کند.

اما درست این است که، کار طولانی روی یک موضوع معادل سخت کارکردن روی آن موضوع نیست. کارسخت ‌باید با کار هوشمندتر و اثربخش‌تر معادل باشد. و هوشمند کارکردن به این معنی است که می‌توانید در زمانی کمتر کارهای بیشتری انجام دهید. اگر ما به هر وظیفه‌ای عمل کنیم و آن را تابع قانون پارکینسون درنظر بگیریم، می‌توانیم ارزیابی کنیم که چه مقدار زمان برای اتمام وظیفه کافی است به جای این‌که زمان خیلی زیادی برای اتمام وظیفه صرف شود و اجازه دهیم بهره‌وری آسیب ببیند.

چطور می‌توان با استفاده از قانون پارکینسون، بهره‌وری خود را افزایش داد

قانون پارکینسون یک دید متفاوت به ما می دهد تا وظایف خودمان را بررسی کنیم. دانستن تمایل ما در به تعویق انداختن و براورد زمان خیلی زیاد انجام وظیفه، باید ما را به فکر مجدد بیاندازد که چطور کار خود را برنامه‌ریزی کنیم. در اینجا چند نکته وجود دارد که چطور می‌توانید بهره‌وری خود را بهبود دهید و زمان و انرژی خود را برای استفاده از قانون پارکینسون به حداکثر برسانید.

۱- آخرین مهلت انجام کار خود را تنظیم کنید

رئیس شما تا هفته آینده فرصت داده تا گزارشی ارسال کنید، اما براورد شما این است که انجام آن فقط 4 ساعت طول می کشد. سپس آن را زیر 4 ساعت انجام می‌دهید. اگر به شما وظیفه‌ای با مهلت انجام مشخصی داده شود، مهلت انجام آن‌را ساختگی انتخاب می‌کنید. تعیین مهلت انجام کار، خود، ذهن‌تان را شرطی می‌کند که روی هر کاری تمرکز کنید و هرکاری انجام دهید تا بتوانید به مهلت انجام کار برسید. به یاد داشته باشید تا زمانی‌که کار را سریعتر انجام می‌دهید، کیفیت آن کم می‌شود.

همچنین می‌توانید این روش را برای کارهای روزانه خود انجام دهید. برای هر یک از اقلام فهرست انجام دادنی خودتان محدودیت زمانی تنظیم کنید و برای اتمام آن در محدودیت زمانی کار کنید. همچنین ممکن است با استفاده از تکنیک پومودورو[1] متوجه شوید که محدودیت‌های زمانی و مهلت‌های انجام کاری که درنظر می‌گیرید کمک می‌کند که تمرکز بیشتری بدست آورید.

۲- زمان خود را ردگیری کنید

اگر نیاز به دلایل قانع کننده‌تری دارید که یک وظیفه واقعا چقدر طول می‌کشد، اجازه‌ دهید داده‌ها آن‌را بگویند. با ردگیری زمانی‌که برای انجام وظیفه خود صرف می‌کنید، داده‌هایی بدست می‌آورید که می‌توانید از آن‌ها برای برآورد وظیفه‌های آینده استفاده‌ کنید. شما در برنامه‌ریزی جدول زمان‌بندی خودتان در رسیدن به مهلت انجام کارتان قابل پیش‌بینی‌تر می‌شوید. مجموعه‌ای از ابزارهای آنلاین برای دنبال‌کردن زمان وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها استفاده ‌کنید. از تلاش برای استفاده از برنامه زمان‌سنج تلفن هوشمند اجتناب کنید. زیرا ممکن‌است وسوسه شوید تا به اعلان پیام‌ها پاسخ‌دهید یا شبکه‌های اجتماعی را چک ‌کنید. اگر می‌خواهید از تلفن خودتان استفاده‌کنید، مطمئن شوید هنگام کار بر روی حالت مزاحم نشوید قراردارد.

۳- اتلاف وقت را از بین ببرید

سردرگمی دلیل بیشتر ما برای طولانی‌تر شدن زمان لازمی است که وظایفمان را به اتمام برسانیم. گروهی از تلف‌کننده‌های ‌زمان‌ و سردرگمی‌ها وجود دارند که به‌راحتی هنگام کار اثرگذار است. صندوق ورودی ایمیل شما، تلفن هوشمندتان، داده‌های اولیه رسانه‌های اجتماعی شما، یک میزشلخته، یک رفت‌و‌آمد سریع به آبدارخانه و رسیدن به همکار که نیم‌ساعت می‌شود. برای متمرکز ماندن، نیاز است تمام منابع احتمالی حواس پرتی را حذف کنید یا کاهش دهید. این کار نه‌ تنها به شما کمک می‌کند کارتان را سریع‌تر انجام دهید، بلکه از اثرات مضر تعویض وظیفه‌ها نیز جلوگیری می‌کند.

۴- از زمان به نفع خود استفاده کنید و به کار انجام شده بیشتری دست یابید

مدیریت زمانی درست برای حفظ حداکثر بهره‌وری حیاتی است. هرچه بیشتر بدانید که یک وظیفه واقعا چقدر طول کشیده است در برنامه ریزی و رسیدن به وظبفه‌های انجام شده بهتر می‌شوید. قانون پارکینسون برای ما یادآور این است که زمانی که برای کار می‌گذاریم، انتخاب خود ماست. می‌توانیم زمان را طولانی‌تر کنیم و یا تصمیم بگیریم آستین‌های خود را بالا بزنیم و کار کنیم. بهره‌وری یک طرز فکر است. به جای اینکه فکر کنید چقدر طول می‌کشد که کار تمام شود، باید به این فکرکنید که چقدر زمان نیاز است. تطبیق با این طرز فکر باعث می‌شود، دفعه بعدی که برنامه‌ریزی می‌کنید و وظیفه‌ای انجام می‌دهید، تفاوت بزرگی ایجاد کنید. متوجه می‌شوید که می‌توانید در زمان کمتر، کار انجام شده بیشتری بدست آورید و خوشحال‌تر باشید زیرا می‌دانید که چقدر بهره‌وری بدست‌می‌آورید.

[1] تکنیک پومودورو ( Pomodoro Technique ) یکی از روش‌های مدیریت زمان است. بر طبق این روش بهترین تکهٔ زمانی برای کارکردن ۲۵ دقیقه است که برابر است با مدت زمان لازم برای درست‌کردن سس پومودورو که یک سس گوجه‌فرنگی سنتی ایتالیایی است. فرد پس از ۲۵ دقیقه کار باید برای مدت کوتاهی مثلاً ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند. در این تکنیک، هر بازهٔ زمانی ۲۵ دقیقه‌ای یک پومودورو نامیده می‌شود. پس از هر چهار پومودورو یک استراحت طولانی‌تر ۱۵ تا ۲۰ دقیقه‌ای وجود دارد.

مترجمین: علی مفخر- حمید خاتمی
منبع: https://kanbanzone.com/2020/how-to-use-parkinsons-law-to-get-more-done-in-less-time