راهنمای کانبان برای تیم‌های اسکرام بخش دوم

بکارگیری تجربه‌های کانبان در استفاده موثر از گردش کار در تیم‌های اسکرام در بخش دوم مقاله «راهنمای کانبان برای تیم‌های اسکرام» تشریح می‌شود. پیشنهاد ویراستار این است که اگر هنور بخش اول را نخوانده‌اید، مطالعه این راهنما را از بخش اول شروع کنید.

تجربه‌­های کانبان

تیم‌­های اسکرام با استفاده از چهار تجربه‌ی زیر به بهینه­‌سازی جریان می‌رسند:

• تصویرسازی گردش ­کار
• محدود کردن WIP
• مدیریت فعال اقلام ­کاری در حال انجام
• بازرسی و تطبیق تعریف آن‌ها از «گردش ­کار»

تصویرسازی گردش کار – تابلوی کانبان

تصویرسازی با استفاده از تابلوی کانبان روشی است که تیم اسکرام گردش ‌کار خود را شفاف کند. ارائه‌ی تابلو، گفتگوهای مناسبی را در زمان مناسب برمی‌انگیزد و فعالانه فرصت­‌هایی را برای بهبود پیشنهاد می‌دهد.

محدود کردن

کار در جریان به قلم‌های کاری اشاره می­‌کند که تیم اسکرام آن­ها را شروع کرده اما هنوز تمام نکرده است. تیم‌­های اسکرام که کانبان را به‌کار می‌گیرند از زمانی‌که اقلام کاری را «شروع‌شده» در نظر می‌­گیرند تا زمانی‌که آن­ها را «تمام شده» در نظر می­‌گیرند، باید صراحتا اقلام ­کاری در حال انجام را کنترل کنند. این کنترل معمولا به‌صورت یک عدد یا اعدادی روی تابلو کانبان نمایش داده می‌­شود. این اعداد «سقف‌های WIP» نامیده می­‌شوند. سقف WIP می‌­تواند شامل اقلام­‌ کاری در یک ستون، چند ستون‌ دسته‌­بندی شده یا کل تابلو باشد. هرگاه تیم اسکرام سقف WIP را تعیین کند، از قرار دادن اقلام کاری بیش از این تعداد در بخش مشخصی از گردش کار جلوگیری می‌کند. تیم اسکرام کنترل می‌کند که چه سقف‌هایی وجود دارند و چگونه  آن‌ها‌را به‌کار گیرند.

تاثیر اصلی کاهش WIP ایجاد یک “سیستم کششی” است. به این دلیل به آن سیستم کششی می‌گویند چون تیم اسکرام تنها وقتی شروع به کار روی یک قلم (یعنی، کشیدن) می‌کند که سیگنال شفافی وجود داشته باشد که وقت انجام آن قلم فرارسیده است (توجه کنید که با سیستم «فشاری» متفاوت است که تجویز می‌کند هر موقع یک قلم درخواست شد کار روی آن شروع شود). وقتی‌ WIP پایین‌تر از سقف تعریف شده قرار گیرد، سیگنالی برای شروع کار جدید ایجاد شده است.

اسپرینت خود نوعی از محدود کردن WIP است. طبق تعریف، یک اسپرینت راهی برای کنترل مقدار کاری است که تیم توسعه در طول یک بازه مشخص تلاش خواهد کرد. فقط کاری به بک‌لاگ اسپرینت وارد می‌شود که تیم توسعه احساس می‌کند درست است (معمولا در حین برنامه‌­ریزی اسپرینت، اما نه همیشه). خواه قبلا تعیین شده باشید یا نه، اسکرام از زمان پیدایش خود، تجربه‌ی بنیادی جریان را پذیرفته است. سقف WIP کوچک‌تر و شفاف‌تر کانبان نه تنها به گردش ‌کار کمک می­‌کند بلکه می‌تواند تمرکز، تعهد و همکاری هر چه بیشتر تیم اسکرام را بهبود بخشد.

مدیریت فعال اقلام­ کاری در حال انجام

کاهش WIP یک مولفه‌ی ضروری برای رسیدن به جریان است، اما به تنهایی کافی نیست. سومین تجربه برای استقرار جریان، مدیریت فعال اقلام ­کاری در حال انجام است. مدیریت فعال می‌تواند به چندین شکل انجام شود، از جمله موارد زیر که البته فقط منحصر به این‌ موارد نیست:

• اقلام کاری متوقف‌شده را سریع پاسخ دهید.
• مطمئن شوید که اقلام‌ کاری تقریبا به همان نسبتی که گردش کار را ترک می­‌کنند فقط وارد گردش کار می‌شوند.
• اطمینان یابید که اقلام­ کاری به­‌طور غیرضروری مدت زمان زیادی باقی نمی­‌مانند و مطابق با یک SLE تعیین شده تکمیل می­‌شوند.
• کارهایی که در یک ستون یا ستون‌هایی انباشته شده را رفع انسداد کنید.

در حالی‌که بسیاری از این موضوعات ممکن است در طول اسکرام روزانه پوشش داده شوند (به بخش «اسکرام روزانه مبتنی بر جریان» (Flow-based) مراجعه کنید) این مسئولیت تیم اسکرام است تا از مدیریت مستمر فعال، موثر و واکنش‌گرای قلم‌های کاری در جریان مطمئن شود.

بازرسی و تطبیق گردش کار

سیاست‌ها را به‌عنوان «قواعد بازی» در «گردش کار» تیم اسکرام در نظر بگیرید. تغییرات کوچک بر روی این سیاست‌ها می‌­توانند تاثیر عمده‌ای روی چگونگی عملکرد کلی «تیم اسکرام» داشته باشند. «راهنمای اسکرام» یک کمینه‌ای از آشکارسازی سیاست‌ها و همچنین دستوالعمل‌هایی برای نحوه فهمیدن برخی از سیاست‌های مختص زمینه (context-specific) فراهم می‌کند (برای نمونه، تعریف «انجام شده» تیم اسکرام). هنگام به‌‌کارگیری کانبان، «تیم اسکرام» می­‌خواهد «راهنمای اسکرام» را با آشکارسازی سیاست‌های بیشتر در فرایند خود تکمیل کند. این سیاست‌­ها در تعریف تیم اسکرام از «گردش ‌کار» مدون خواهند شد.

واژه «شفاف یا آشکار» (Explicit) به این معنا است که این سیاست‌ها فهرست یا به نحوی تصویرسازی شده‌اند و همه‌ی اعضای تیم اسکرام آنها را درک می‌­کنند. تابلوی کانبان باید همه سیاست‌های مرتبط را نمایش دهد یا اعضای تیم اسکرام را به سمتی هدایت کند که بتوانند آن­ها را پیدا کنند.

یک نمونه خوب از سیاستی که باید شفاف باشد، این است که تیم اسکرام زمانی که اقلام از شروع‌نشده به شروع‌شده و از در حال انجام به تمام‌شده می‌رود را چگونه تعیین می‌کند. شکی نیست که تیم اسکرام علاوه بر موارد خاصی که در این راهنما عنوان شده سیاست‌های دیگری را اضافه خواهد کرد.

مترجم(ها): تیم ترجمه سوما (علیرضا قاقالو و حمید خاتمی)

ویراستار: یاسر کازرونی

بخش پایانی مقاله‌ «راهنمای کانبان برای تیم‌های اسکرام» را می‌توانید در ادامه مطالعه کنید.