اوضاع تحت کنترل است + نسخه صوتی

چرا باید کار در جریان را محدود کنیم؟

یکی از مفاهیم جالبی که در کانبان با آن روبه‌رو شده‌ام، مفهوم «سقف کار در جریان (WIP limit)» است.

حتما همه ما تا به‌حال در صف‌های زیادی ایستاده‌ایم. صف خرید انواع مواد غذایی روزانه مثل نان و قدیم‌ترها، شیر. یا صف‌های جلوی صندوق‌های فروش در فروشگاه‌های بزرگ. اما یکی از جالب‌ترین صف‌ها برای من، زمانی بود که قصد خرید یک لباس مجلسی را داشتم! نحوه و علت تشکیل این صف با صف‌های قبلی متفاوت بود. اول باید توضیح دهم که لباس‌های مجلسی معمولا بسیار گران‌قیمت و ظریف هستند. به همین دلیل در هر فروشگاه، علاوه بر فروشنده اصلی، یکی دوتا دستیار هم حضور دارند. فروشنده مشتریان را به‌حال خود رها نمی‌کند تا هر وقت‌که خواستند لباس را از رگال بیرون بیاورند یا حتی به آن دست بزنند. زیرا کوچک‌ترین تماس ممکن است آسیبی به لباس وارد کرده و موجب خسارت مالی و دردسر شود. از طرفی با توجه به قیمت‌های بالا و زلم زیمبوهای استفاده شده روی لباس‌ها، امکان دستبرد هم وجود دارد.

در زمان‌هایی از روز تعداد مشتریان محدود است و مشکل خاصی وجود ندارد. اما در روزها یا ساعت‌های خاصی تعداد مشتریان داخل فروشگاه بالا می‌رود. در این شرایط چه‌طور فروشنده می‌تواند بر وضعیت داخل فروشگاه مسلط باشد؟

راه حلی به نام سقف کار در جریان

راه حلی که فروشندگان برای این وضعیت پیدا کرده بودند این بود که، هر وقت تعداد مشتری‌های داخل فروشگاه از تعداد مشخصی بیشتر می‌شد، درب مغازه را می‌بستند تا تیم فروش بتواند با تمرکز کافی به درخواست‌های هر مشتری پاسخ داده و رضایت او را تامین کند. در عین حال، اوضاع نیز تحت کنترل باشد. البته این استراتژی یک منفعت دیگر هم داشت. معمولا مشتریان جذب فروشگاهی می‌شوند که متقاضی زیادتری دارد. آیا صف تشکیل شده پشت در، معنای خاصی دارد؟ آیا اجناس یا خدمات خاصی ارائه می‌شود که دیگران حاضر به ایستادن در صف هستند؟ در این میان کسانی هم هستند که قصد خرید ندارند و هدفشان صرفا چرخیدن در بازار است. این دسته کم‌اهمیت، از مشتریان واقعی حذف می‌شوند. چرا که منتظر ماندن در صف از حوصله آن‌ها خارج است.

این فروشندگان به طور ناخودآگاه مفهوم سقف کار در جریان را که در کانبان استفاده می‌شود به‌کار گرفته‌اند. کانبان می‌گوید به جای سرازیر کردن مداوم درخواست‌های جدید مشتریان به سمت تیم توسعه، اول ظرفیت تیم را برآورد کنید. سپس مطابق با این ظرفیت، درخواست‌ها و کارهای جدید را بپذیرید. یک مفهوم ساده ولی مفید که حتی در مدیریت زندگی شخصی ما نیز کاربرد دارد. زیرا ما نیز ظرفیت (عمر و انرژی) محدودی داریم و نمی‌توانیم همزمان برای رسیدن به تمام اهداف خود تلاش کنیم.

با محدود کردن کار در جریان، رضایت و احترام حاکم می‌شود.

یک معامله برد-برد

مشخص شدن ظرفیت تیم (یا حداقل تقریبی از آن)، مزایای گوناگونی دارد، برای مثال:

• تیم می‌داند در یک بازه زمانی چقدر کار قابل انجام است. در واقع تیم به خودشناسی می‌رسد! قطعا معجزه‌ای رخ نخواهد داد تا خیلی بیشتر از مقدار مشخص شده، کار قابل انجام باشد. بنابراین تعهدی که برای انجام کار داده می‌شود پایه و اساس روشنی دارد.
• مشتری می‌داند منطق مشخصی برای انجام درخواست‌ها وجود دارد. در نتیجه از تیم انتظارات غیر واقعی نخواهد داشت.
• مدیر تیم بر اوضاع مسلط است!
• و مهم‌تر از همه آن‌که، مشتری احساس بهتری دارد؛ زیرا می‌بیند درخواست او میان حجم انبوهی از درخواست‌ها دفن نشده و نیاز به پیگیری مداوم ندارد. به عبارت دیگر، برای درخواست‌ها ارزش قائل شده‌اند.

مثال فوق تنها یک معرفی مختصر برای آشنایی با مفهوم «سقف کار در جریان» در کانبان بود. برای استفاده درست از این مفهوم به اطلاعات بیشتری نیاز است. پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی بیشتر با این مفهوم و سایر مفاهیم کانبان، از منابع معرفی شده در کتاب‌های کانبان کمک بگیرید.

نسخه صوتی این مطلب را بشنوید: