صف، دشمن حقیقی جریان بخش سوم

در فناوری اطلاعات کجا باید صف‌ها را جستجو کنیم؟

در بخش سوم مقاله‌ی «صف، دشمن حقیقی جریان»، تاثیر صف‌ها بر هزینه کسب‌وکار تشریح می‌شود و راه‌هایی کاربردی برای کاهش تاثیرات منفی آن‌ها ارائه می‌گردد. پیشنهاد می‌کنیم که اگر هنوز بخش‌های‌ قبلی این مقاله را نخوانده‌اید مطالعه را از بخش‌های اول و دوم شروع کنید.

1. فعالیت‌های پیش از پروژه

راینرتسن (Reinertsen) و اسمیت (Smith) بازه زمانی پیش از شروع ساختار توسعه در پروژه را با عنوان فعالیت‌های پیش از پروژه توصیف کردند. که شامل تاییدیه‌ها، اکتشاف، مطالعات امکان‌سنجی و غیره می‌شود. شرکت‌ها زمان زیادی را برای اطمینان از اختصاص یافتن منابع به ایده‌ی «درست» سرمایه گذاری می‌کنند. که این کار موجب شکل‌گیری صف بزرگی در بدو شروع می‌شود، چرا که هر ایده نیاز به طرح پروژه‌ای دارد که هزینه‌ها و بازگشت سرمایه مورد انتظار را تشریح کند (هیچ کدام، بدون سرمایه‌گذاری اولیه نمی‌توانند وجود داشته باشند). طعنه‌آمیز است که شرکت‌ها این کار را برای حداقل کردن ریسک انجام می‌دهند، اما چنان موجب تاخیرهای طولانی‌ در کل زمان چرخه در فرایند می‌شوند که در حقیقت، ریسک بلااستفاده شدن ایده‌های انتخابی را افزایش می‌دهند.

چه کاری می‌توانیم انجام دهیم؟

اگر بتوانید هزینه تاخیر (Cost Of Delay) را در هر پروژه یا ایده بسنجید، می‌توانید به متمرکز شدن توجه مدیریت بر تصمیم‌گیری سریع‌تر یا آزمودن ایده‌ها برای دستیابی تدریجی به تامین مالی کمک کنید.

2. متخصص‌ها

ما تمایل داریم برای بیشینه کردن کارایی (Efficiency)، متخصص‌ها را مدیریت کنیم. از آنجا که متخصص‌ها غالبا گران و پرهزینه هستند، ترجیح می‌دهیم که از آن‌ها به‌طور کامل استفاده کنیم. این رویکردی است که منجر به تشکیل صف می‌شود. استخدام متخصص‌های بیشتر پرهزینه است و شرکت‌ها غالباً تمایلی ندارند که وقت یک متخصص را در آموزش به دیگر افراد سرمایه‌گذاری کنند.

چه کاری می‌توانیم انجام دهیم؟

داشتن «متخصص‌های عمومی» -همانند توسعه‌دهنده‌هایی که می‌توانند بیازمایند یا مدل‌سازهای آماری که از دو نفره کار کردن راضی هستند- در صورت لزوم می‌تواند یک روش عالی برای افزودن ظرفیت اضافی موقت باشد. همچنین تیم می‌تواند با حمایت و پشتیبانی، به هر چه سریع‌تر جریان یافتن کار از میان گلوگاه کمک کند. بازه این حمایت می‌تواند از پیشنهاد پشتیبانی دفترداری تا انجام بیشترین میزان ممکن آماده‌سازی پیشرفته باشد (متخصص‌هایی می‌خواهید که کار کنند، نه آن‌که بلیت‌های قطار رزرو کنند).

3. محیط‌ها

در نرم‌افزار صف‌های بزرگ همیشه مربوط به افراد نیستند. احتمال دارد ناشی از سخت‌افزار و محیط‌ها باشند. معمولا سخت‌افزار، به خودی خود یا به واسطه نحوه‌ی راه‌اندازی آن، منبع محدودی است.

چه کاری می‌توانیم انجام دهیم؟

برای کسانی که کارایی را در نظر می‌گیرند به اشتراک‌گذاشتن یک منبع گران‌قیمت کاملا معقول است، اما در کارایی، هزینه تاخیر نیز باید در نظر گرفته شود. همچنین تیم‌ها نیز باید برای کنترل گلوگاه‌ها تلاش کنند -برای مثال، از پیش آماده‌سازی گام‌های راه‌اندازی.

نتیجه‌گیری

صف‌ها واقعیت زندگی هستند. سعی نداریم آن‌ها را به عنوان مظهر مصیبت و بدبختی کسب‌وکار معرفی کنیم، اما آن‌ها منجر به تاخیرهایی می‌شوند و تاخیرها معمولا هزینه ثانویه دارند. در بسیاری از موارد، تحمل این هزینه ممکن است در مقایسه با هزینه از بین بردن صف، ارزشمند باشد. برای مثال جراحان خدمات سلامت ملی GP با خوشحالی تمایل دارند که همراه صف‌های طولانی کار کنند. آن‌ها بیشتر نگران ظرفیت استفاده از پزشک هستند تا تاخیر مضاعف برای بیماران. اما کلینک‌های مراقبت از سلامت خصوصی، رفتار بسیار متفاوتی با صف‌ها دارند و ممکن است آماده باشند که برای اطمینان از عدم انتظار بیماران، با کارایی کمتری پیش بروند.

نادیده گرفتن صف‌ها به معنای عدم توانایی در اخذ چنین تصمیم‌هایی است. این بدان معناست که کسب‌وکار شما ممکن است به واسطه گلوگاه‌های بسیار بزرگ آسیب ببیند و در ناآگاهی کامل هزینه‌ تاخیر بسیار سنگینی متحمل شود. شرکتی که نگران زمان‌های تحویل است اما فقط به فعالیت خود نگاه می‌کند و نه به صف‌ها، در حال تماشای کتری است و منتظر درست شدن چای است در صورتی‌که زیر آن خاموش شده است.

درباره نویسنده

پاول دولمن دارال (Paul Dolman-Darrall) مدیر فناوری اطلاعات است که به خاطر توسعه مهارت افراد و رهبری موفق تیم‌های بزرگ جهانی طی برنامه‌های تغییر گوناگون، برای برخی از بزرگ‌ترین شرکت‌های جهان شناخته شده و در استراتژی دولت نقش داشته است. او در امرجن (Emergn) به عنوان معاون اجرایی رئیس، به راه‌اندازی دوره آموزشی «ارزش، جریان، کیفیت (VFQ)» کمک کرده است، یک برنامه آموزشی مبتنی بر کسب‌وکار برای کمک به کارورزها تا از طریق به کارگیری عملی مهارت‌ها به نتایج مستقیمی در کسب‌وکار دست یابند. این برنامه برای کمک به حوزه‌های فناوری اطلاعات و رهبران کسب‌وکاری که متکی بر فناوری هستند طراحی شده است تا تجربه‌های کاری هوشمندانه‌تر و موثرتری را در مواجهه با تغییر، ایجاد بازگشت چشم‌گیر سرمایه، و الهام بخشی به نوآوری در عمل بکارگیرند.

مترجم: مهدیه قدسی‌نژاد

ویراستار: علی مفخر