۱۰ توصیه اجرایی برای چابک سازی ابرسازمان‌ها

۱۰ توصیه اجرایی برای مدیران ارشد در متحول سازی چابکی سازمان‌های بزرگ

در طی دهه گذشته شاهد رشدی بی‌سابقه از حضور رقیبان نو ظهور و به چالش کشیده شدن توان ابرسازمان‌‌ها در حفظ موقعیتشان در بازار و ادامه سوددهی ایشان بوده‌ایم.

رقیبان نو ظهور کوچک ولی متعدد که اثر تجمعی رقابت ایشان در بازار به‌سرعت تبدیل به عاملی قدرتمند در کاهش درآمد بسیاری از ابرسازمان‌ها و ایجاد بحران مالی برای آن‌ها و حتی ورشکستگی تعدادی از آن‌ها شده است. رمز اقتدار شگفت‌انگیز این رقیبان کوچک، توان بی‌سابقه سازمانی ایشان در تطبیق پذیری با تغییرات بازار و نیازهای مشتریان در کوتاهترین زمان ممکن است.

در یک عبارت ساده، این سازمان‌های کوچک اما متعدد، از روش و منش چابکی برای تولید محصول و رساندن آن به بازار و به دست مشتری در زمانی کوتاه و دریافت بازخورد و نظر مشتری روی محصول عرضه شده و اصلاح و توسعه نسخه بعدی محصول در تطابق با نیاز و سلیقه مشتری و حرکت بازار، بهره گرفته‌اند.

«اکنون در برحه‌ای از تاریخ قرار گرفته‌ایم که تمام سازمان‌ها برای ادامه بقاء و حضور فعال و تداوم سوددهی و توسعه آینده، نیاز به پذیرش و تحول درونی به سمت روش و منش چابکی هستند.»

همان‌طور که طبیعت در طول زمان بدون هیچ ترحم و مسامحه‌ای تمام گونه‌های موجودات زنده‌ای را که قادر به پذیرش تغییرات در شرایط دنیا و تحول درونی لازم برای تطبیق با شرایط جدید نبوده‌اند از دایره وجود حذف کرده است، بازار نیز بدون هیچ اتلاف وقت نسخه تمام سازمان‌های‌ متحجر و غیر انعطاف پذیر را می‌پیچد و روانه زباله‌دان تاریخ می‌کند.

«دیگر پرسش اصلی مدیران ارشد این نیست که آیا باید یک ابرسازمان در مسیر چابکی وارد دوران تحول و تغییر شود ، بلکه سوال واقعی این است که چگونه باید اینکار را انجام دهد!»

توصیه‌های ذیل بر مبنای بیش از پانزده سال تجربه‌ی من در آمریکای شمالی در ایجاد تحول سازمانی‌ برای پذیرش روش و منش چابکی توسط ابرسازمان‌ها در شاخه‌های مختلف بازار، از جمله سازمان‌های مالی، تولیدی و خدمات مخابراتی است.

این توصیه‌ها سرلوحه مربی‌گری سازمانی‌ من در کار با مدیریت ارشد این ابرسازمان‌ها در ایجاد تحولات زنجیره‌ای لازم برای به حرکت درآوردن تغییرات سازمانی و توسعه و گسترش درونی آن‌ها و موفقیت مرحله به مرحله و نهایی ابرسازمان در رسیدن به سطح بلوغ لازم در بکارگیری چارچوب‌های چابکی برای افزایش چشم‌گیر توان و سرعت ابرسازمان در پاسخگویی به تغییرات بازار و حفظ موقعیت ممتاز ایشان در رقابت با سایر ابرسازمان‌ها و نیز هجوم گروهی رقبای کوچک‌تر در بازار بوده است.

۱. آماده فرماندهی این تحول باشید، اما به تنهایی به این مسیر قدم نگذارید

نقطه شروع را روی آموزش و ارتقاء سطح آگاهی خود و مدیران ارشد زیر دستتان نسبت به منش و مبانی چابکی بگذارید و در قدم بعدی تیم رهبری تحول سازمانی چابکی را از بین ارشدترین مدیران سازمان انتخاب کنید. این تیم را به‌خوبی آموزش دهید تا دیدگاه و دانش لازم برای تطبیق روش و منش چابکی با ساختار سازمان و اینکه چگونه باید این منش در سطح لازم مقیاس‌پذیری داشته باشد، را بدست آورند.

به تحول چابکی سازمانی به چشم یک تحول بزرگ راهبردی و استراتژیک بنگرید و آن را تبدیل به مجموعه‌ای از برنامه‌های متحول سازی در سطح واحدهای اصلی سازمان کنید. سپس آن‌ها را به‌شکل پروژه‌های تحول در سطح بخش‌ها و تیم‌های زیر شاخه آن‌ها درآورید و نهایتا برای هر تیم یک برنامه تحول در سطح اجرایی آماده کنید.

برای مالکیت و راهبری هر برنامه یکی از مدیران ارشد عالی رتبه را انتخاب کنید و از ایشان بخواهید تا برای هر پروژه زیر شاخه برنامه‌شان یک مدیر رده بالا را منسوب کنند. سعی کنید تا مجموعه راهبری تمام بخش‌های تحول چابکی سازمان‌، تمام وقت در خدمت پیش راندن و موفقیت این تحول باشند و در قبال نتایج حاصله نیز پاسخگو به شمار بیایند.

۲.برای تحول سازمانی چابکی یک اتاق جنگ تشکیل دهید.

تیم رهبری تحول سازمانی‌ چابکی را به‌کار بگیرید تا با همکاری هم مرکز تعالی چابکی سازمان را تشکیل دهند. این مرکز در طول دوره تحول چابکی در نقش اتاق جنگ، و بعد از اجراء موفق تحول، به‌عنوان نیروگاه و مولد مرکزی چابکی سازمان در خدمت توسعه دانش و استقرار به‌روش‌ها و پاسداری از ارزش‌های چابکی و تلاش دائم برای ارتقاء سطح بلوغ چابکی تیم‌ها و دوایر و شاخه‌های سازمان، قرار خواهد گرفت.

۳. دستور کار و اهداف مورد نظر را تعیین و تنظیم کنید

با همراهی تیم رهبری تحول سازمانی چابکی اقدام به نوشتن مانیفست چابکی مقیاس پذیر سازمان‌ کنید. این مانیفست به‌عنوان دستور کار در دوران تحول و مرجع سازمانی در دوران بعد از آن در راستای خط مشی‌های کلان سازمان و در تطبیق با نیازهای سازمان شما نوشته و به اجراء گذاشته خواهد شد. این مانیفست همچنین نقش جهت یاب و راهنمای کل سازمان را در مسیر یابی و تحلیل‌ها و تصمیمات آینده سازمان، بازی خواهد کرد.

۴. نقشه مسیر تحول سازمانی چابکی را ترسیم کنید

یک سازمان چابکی به سازمانی گفته می‌شود که موفق شده تمام بخش‌هایی که لازم است به روش و منش چابکی کار کنند را به این متدولوژی متحول کند. نتیجه این تحول، ایجاد سازمانی است با انعطاف پذیری و سرعت عکس العمل لازم در تطبیق با تغییرات بازار و سلیقه و نیاز مشتریان، که امکان بهترین بهره‌وری از موقعیت‌های جدید و تحولات بازار دارد. چابکی رابطه ای مستقیم دارد به جنبه نوآوری و بازار آزمایی سازمان شما از طریق تولید روش ها و محصولات جدید و بردن آنها به بازار و مشاهده بازخورد مشتریان نسبت به این نوآوری ها. البته واضح هست که تمام بخش های یک سازمان بطور یکسان امکان بهره وری از نوآوری را ندارند و بعنوان مثال بخش مالی یا کارگزینی یا حقوقی زمینه کمتری برای تحول و نوآوری دارند تا بخش فنی و تولید محصول.

۵. پبشرفتتان را به تصویر بکشید و در سطح سازمان هماهنگ سازی کنید

ابزارهای نرم افزاری موفق و متعددی در بازار موجودند که به‌شکل مستقل و یا به‌عنوان افزوده به نرم افزارهای حاضر در سازمان قابل نصب هستند و به شما امکان به تصویر کشیدن میزان پیشرفت سازمان در تحول چابکی و نیز ایجاد شفافیت لازم جهت هماهنگی درون سازمان را می‌دهند. این ابزارها امکان تشکیل پورتفولیو‌های سازمانی کانبان را برای مشاهده و کنترل پیشرفت اجزاء مربوط به این تحول را به شما داده و حتی می‌توانند در سطح دپارتمان و تیم هم پیاده سازی کنند و یک مجموعه قوی و کارآمد برای مشاهده و ردگیری پیشرفت تحول در سطوح مختلف سازمان به‌وجود آورند.

۶. بین چابکی و هرج و مرج فرق بگذارید!

یکی از مخاطرات جدی در طی فرایند تحول چابکی یک سازمان‌، به‌وجود آمدن سردرگمی بین چابکی و هرج و مرج سازمانی است! هنگام تحول یک سازمان و خروج آن از دوران باستانی مدیریت پروژه به روش آبشاری و زنجیره فعالیت‌های آن، و حرکت سازمان‌ به سمت گزینش یک روش جدید ناب متکی به حداقل مستندات و تطبیق و تغییر پذیری سریع، این خطر وجود دارد که پرسنل مفاهیم چابکی را اشتباه متوجه شده و آن‌ها را با میان بر زدن و دست شستن از فعالیت‌های لازم برای درک نیاز بازار و مشتری، اشتباه بگیرند و سازمان را دچار بحران عملیاتی کنند. به منظور جلوگیری از بروز چنین خطری، لازم است که با همکاری تیم و زیر نظر مربی تحول چابکی اقدام به ایجاد یک توافق نامه سازمانی کنید در مورد “میزان کافی” مستندات برای درک نیازمندی مشتری و ظرفیت بازار بقدر کافی جهت تولید محصول و خدمات سازمان‌ و اطمینان حاصل کنید که تمام تیم‌ها در این توافق نامه شریک هستند.

۷. در هنگام سردرگمی، مسیر پول را کنید

از آنجایی که هدف اصلی و نهایی تمام فعایت‌های شما در تحول چابکی سازمانی، ارتقاء سطح درآمد سازمان از طریق تولید سریع‌تر محصولات ارزشمند و رساندن آن‌ها به دست مشتری است، می‌توانید از منظر ارتقاء درآمد سازمانی برای اولویت بندی کارهای مربوط به تحول چابکی استفاده کنید. در هنگامی که سر دوراهی گیر کرده‌اید، ببینید کدام یک از مسیرها شما را در تولید سریع‌تر محصول مورد پسند مشتری و منطبق با انتظار بازار و افزایش درآمد سازمان، موفق‌تر می‌کند و حاصل بهتری دارد. یادتان باشد که روش چابکی تیم‌های سازمان را قادر می‌کند تا دست به تحقیق و تفحص در بازار بزنند و با عرضه سریع محصولات و دریافت بازخورد از مشتری در چرخه‌های متعدد متوالی اقدام به کامل‌تر کردن و بهبود محصول برای حداکثر فروش در بازار و بالا بردن رضایت مشتری از محصولات سازمان کنند. این تحول عملا تیم‌های شما را از پیشگوی نیاز بازار تبدیل به محققین وضعیت واقعی بازار می‌کند و احتمال موفقیتشان را بطرز چشمگیری بالا می‌برد.

۸. تمرکز مسیر تحول چابکی سازمان را روی جریان های ارزش (Value Streams) بگذارید.

طرح تحول چابکی سازمان را بر محور تحول جریان های ارزش در سازمان‌ قرار دهید. تیم هایتان را روی بخش های متحول شده متمرکز کنید و تمام افراد مرتبط به هر جریان ارزش را کنار هم و در یک تیم قرار بدهید تا تیم هایی مستقل و خودکفا درست کنید که قادرند سریعتر نسبت به تغییرات بازار واکنش نشان داده و با نیازهای جدید مشتری تطبیق پیدا کنند. این یک تحول بسیار مهم و ضروری است که روش های قدیمی و کند و پر خطای دست به دست شدن قسمت های مختلف محصول در مسیر تولید را حذف کرده و روش چابکی را جایگزین آن می کند.

۹. استخدام ها را با هدف تداوم چابکی سازمان انجام دهید

کارگزینی سازمان‌ را متحول کنید تا خود را موظف به حفظ و ارتقاء توان چابکی سازمان بداند و در زمان گزینش نیروی جدید از این منظر به متقاضیان نگاه کند. برای این منظور لازم است که کل بخش کارگزینی سازمان‌ – از مدیریت ارشد تا کارمندها – به مبانی ارزشی چابکی واقف شده و به ارزش این منش و دلایل سازمان‌ برای دنبال کردن این خط مشی هم واقف شده باشند و هم اعتقاد داشته باشند. متقاضیان استخدام باید از دید دانش و تجربه چابکی و روحیه کار گروهی قوی بوده و ملحق شدن شان به هر یک از تیم های سازمان موجب تقویت و بالا رفتن ظرفیت عملیاتی تیم در همین خط مشی اجرایی بشود.

۱۰. چابکی را نهادینه کنید و در بطن سازمان بنشانید

در جریان تحول چابکی سازمان باید در نظر داشته باشید که چابکی یک “مقصد” نیست بلکه یک نوع “بودن” است و این تحول باید در بطن سازمان نهادینه بشود. برای موفقیت در این تحول بزرگ، مدیریت ارشد سازمان‌ نه تنها باید رهبریت این حرکت را بعهده بگیرد، بلکه باید حس مالکیت لازم برای ایجاد تغییر فرهنگ سازمان‌ در جهت اعتلا و حفظ چابکی را نیز داشته باشد. با جای گرفتن چابکی در فرهنگ سازمان، زمینه رشد و ترقی آن فراهم می شود و خودبخود تمام فعالیت های آتی سازمان‌ را در جهت صحیح قرار می دهد.

خلاصه کلام

در سیر تحول چابکی یک سازمان‌، مدیریت ارشد کلید دار موفقیت یا عامل اصلی شکست به شمار می‌آیند. تقریبا در تمام نمونه‌های شکست سازمانی در ایجاد تحول چابکی، شواهد به عدم پشتیبانی و نبود اعتقاد مدیریت به نیاز به این تغییر بنیادی اشاره می‌کنند. مدیریت ارشد یک سازمان می‌تواند مهم‌ترین عامل موفقیت یا بزرگترین مانع بر سر راه تحول چابکی باشد. به همین دلیل بسیار مهم است که مدیریت ارشد سازمان‌ خود را تبدیل به الگوی بارز چابکی برای بقیه کند تا راهنمای بقیه پرسنل و خط دهنده تمام تیم‌ها برای اجرای موفق این تحول باشد.

نویسنده: آرمان کامران

همچنین از نوشته‌های دکتر آرمان می‌توانید «توصیه‌های مربی‌گری برای استادهای اسکرام (قسمت اول)» و «توصیه‌های مربی‌گری برای استاد های اسکرام (قسمت دوم)» را مطالعه کنید.