استفاده از کانبان در عملیات فناوری اطلاعات- بخش سوم

این مقاله، ادامه مقاله «استفاده از کانبان در عملیات فناوری اطلاعات- بخش اول» است. پیشنهاد می‌کنیم برای فهم بهتر، مطالعه را از بخش اول شروع کنید.

مفاهیم تعریف‌شده

پیش از پرداختن به این‌که کانبان چطور می‌تواند برای عملیات فناوری اطلاعات استفاده گردد، لازم است پیش‌زمینه مختصری در مورد عملیات فناوری اطلاعات ارائه دهیم. همچنین در مورد مشکلی که کانبان می‌تواند به بررسی آن کمک کند بحث کنیم.

در دنیای امروزِ عملیات فناوری اطلاعات، مدیریت تنش بین تغییر نیازمندی‌های کسب‌وکار و سکوهای رایانه‌ای که ممکن است همیشه درست عمل نکنند یک هدف چالش‌برانگیز است. تنش وارد شده به تیم‌های زیادی که تلاش می‌کنند ضمن‌ قابل اعتماد نگه داشتن محیط عملیات، درخواست‌های پروژه را متعادل کنند، خیلی زیاد است. همانند تنظیم کردن گیتار، میزان صحیحی از فشار به سیم نیاز است تا گیتار به خوبی نواخته شود. اگر فشار بیش از اندازه باشد، سیم‌های گیتار پاره می‌شوند. امروزه، بسیاری از متخصصان عملیات فناوری اطلاعات در شُرف از هم گسیختن هستند، یا علائم نگران‌کننده فرسودگی روانی را از خود بروز می‌دهند.

کاهش تنش ناشی از تعارض اولویت‌ها به تیم‌ها اجازه می‌دهد تا درخواست‌های کاری را متعادل کنند. و کار روان‌تر جریان یابد. استفاده از کانبان شما را قادر می‌سازد تا مقدار مناسب تنش لازم را برای بهینه‌سازی گردش‌کار تیم بیابید.

کانبان می‌تواند شما را یاری کند تا محدودیت‌ها را شفاف کنید زیرا شفاف‌سازی محدودیت‌ها به شناسایی گلوگاه‌ها کمک می‌کند. هنگام استفاده از کانبان، احتمال کمی دارد که افراد بیش ازحد تعهد دهند یا سرعت جریان را کُند کنند، چون آن‌ها تنها زمانی کار را درون صف می‌کشند که برای انجام کار بیشتر ظرفیت دارند، براساس حضور واقعی، نه برای خوشحال کردن دیگران.

تیم‌های عملیات فناوری اطلاعات علاوه بر محدودیت‌های درون سیستم، با چالش تطبیق تجربه‌های کاری با ابهام‌های زیرساخت ابری نیز روبه‌رو هستند. ناکارامدی‌های پیش از این قابل تحمل نبودند. با نیاز به بررسی افزایش تنش در ساخت نرم‌افزار و فضای استقرار، دواپس به سرعت متداول شد و توسط متخصصان تحویل نرم‌افزار انجمنی تشکیل شد تا از تلاش‌های همگانی پشتیبانی شود.

راز بهینه کردن جریان کار در زنجیره ارزش، تمرکز بر تمام کردن درخواست‌ها قبل از شروع درخواست‌های جدید است.

همانند ناب، هنگام تعریف دواپس نیز سطوح زیادی از مفاهیم کلی و مبهم وجود دارد. مقاله‌ای که دواپس را تعریف کرده است به احتمال زیاد، تعریفی از دواپس نباشد تا این‌که تعریفی از آن ارائه کرده باشد. بسیاری از توضیحات، دواپس را از دریچه‌های ناب می‌بینند که هدف آن بهبود ارزش کسب‌وکار و بازسازی فرهنگ است.

دواپس نتیجه‌ی به کاربردن اصول ناب بر زنجیره ارزش فناوری است.

همانند ناب، دواپس فلسفه‌ای سقراطی را بدون سلطه‌گری، تمایلات فرماندهی و کنترل می‌پذیرد. اصل این فلسفه تغییراتی است که درروش اندازه‌گیری پیشرفت، به دست آوردن بازخورد، تغییر فرهنگ، و خودکارسازی کانال‌های استقرار است که برای بهبود سلامت سازمان با هم کار می‌کنند، و به نوبه خودبه بهبود نتایج کسب‌وکار می‌انجامد.

مدیریت خدمت فناوری اطلاعات و ITIL

افراد آشنا با ITIL ممکن است برخی از مفاهیم تشریح شده در بالا را قبول کنند. ITIL به‌ روش‌ها را می‌پذیرد تا به قابلیت‌های فناوری اطلاعات کمک کند تا با خدماتی که عالی مدیریت شده‌اند، به سازمان و مشتریان آن‌ها ارزش تحویل دهند. کل چرخه حیات خدمت، از راهبرد با طراحی و گذار تا عملیات را پوشش می‌دهد که از آنچه برای تحویل ارزش و پشتیبانی خدمت نیاز است و این‌که چطور ارزش را به مشتری و ارائه‌دهنده‌ی خدمت برسد، دید سرتاسری و همه جانبه‌ای می‌دهد. ITIL بدون تجویز است، ITIL آن را بر عهده خود سازمان می‌گذارد تا تصمیم بگیرد چه متدولوژی‌ها و فلسفه‌های مفصلی، مرتبط‌‌‌ترین و کاربردی‌ترین هستند.

وقتی راهنمای ITIL ، اولین بار در سال 1989 معرفی شد، تمرکز ابتدایی آن روی مدیریت زیرساخت و عملیات فناوری اطلاعات بود. تا زمانی‌که مدیریت خدمت فناوری اطلاعات (ITSM) و خود چارچوب کاری به طور قابل ملاحظه‌ای تکامل یافتند از آن پس، عملیات فناوری اطلاعات یکی از محبوب‌ترین‌حوزه‌ها برای انتخاب ITIL شد که با مدیریت رویداد فوری، مدیریت مشکل، مدیریت تغییر و فرایندهای تکمیل درخواست، به اضافه عملکرد میز خدمت، اغلب در میان اولین موارد انتخاب می‌شوند.

ITIL توصیه می‌کند که از کارهای برنامه‌ریزی شده و برنامه‌ریزی نشده آگاه باشید تا از قابل رویت و مدیریت بهتر مطمئن شوید، و بیشترسازمان‌ها این موضوع را با استفاده از سکوهای نرم‌افزاری ITSM اختصاصی حل کرده͏‌اند و اغلب برای مواردی که به عنوان تیکت نامیده می‌شوند، صف‌هایی ایجاد می‌کند. قلم‌ها به این صف‌ها به صورت دستی(برای مثال کارکنان میز خدمت یا خود کاربران درخواست کننده خدمت) و یا به صورت خودکار(برای مثال، ابزار پایش اتفاقات فوری) اضافه می‌شوند. بنابر پیاده‌سازی خاص نرم‌افزار گاهی تیکت به صورت خودکار به تیم یا شخصی اختصاص می‌یابد، و گاهی در یک بک‌لاگ یا استخر مشترک باقی می‌ماند تا کسی آن‌را به صف‌های کاری بکشد.

به‌طور کلی سازمان‌ها بازه‌های زمانی متفاوتی برای رفع خطاهای فوری یا اتمام تغییرات برای مشتریان خاص دارند، که معمولا توسط توافق‌نامه‌های سطح خدمت (SLAs) مشخص می‌شود. اغلب این بدان معناست که متخصصان عملیات فناوری اطلاعات در یک زمان روی بیش از یک تیکت یا وظیفه کار می‌کنند، و روز آن‌ها ترکیبی از کارهای برنامه‌ریزی‌شده و برنامه‌ریزی‌نشده است.

کانبان می‌تواند برای مدیریت هر گروه کاری قدرتمند باشد، از نگهداری برنامه‌ریزی‌شده گرفته تا درخواست‌های خدمتی که اغلب به هم‌کاری، کارهای برنامه‌ریزی نشده‌ای که در نتیجه خطاهای فوری است، نیاز دارد. حتی وظیفه‌هایی که مربوط به تغییرات بیش از یک تیم باشد، می‌تواند منبع اصلی تنش باشد، با استفاده از کانبان می‌توان آن͏‌ها را به تصویر کشید و مدیریت کرد، این امر به کاهش مقدار کار مبهم کمک می‌کند، که اغلب مخفی است اما تمایل دارد کل ساعت‌های کاری را صرف کند.

سقراط را با روش آموزش خودش به‌یاد می‌آورند که مبتنی بر سوالات سختی است که افزایش می‌یابد، این روش به روش سقراطی معروف است که به طور کلی مستلزم استفاده از استقرا سقراطی است و روشی است برای رسیدن تدریجی به کلیات با فرایندی از پرسش‌ها و پاسخ‌ها، و وارون نمایی، که در آن آموزگار تظاهر به ناآگاهی می‌کند تا زمانی‌‌که سوال‌ پرسیدن‌های ماهرانه‌ از شاگردانش آن‌ها را از اشتباهشان در درک موضوع آگاه کند.

احتمال دارد در حال استفاده از انواع مختلف ابزار مدیریت کار باشید، و به عنوان متخصص عملیات فناوری اطلاعات، روزانه چشم‌تان را به صف کاری خاصی می‌دوزید. اما این صف شامل همه کارهایی است که باید انجام دهید؟ آیا شامل کاری است که می‌دانید باید بررسی شود اما همیشه به تعویق می‌افتد چون وظیفه‌هایی با اولویت بالاتر تمام ظرفیت را گرفته‌اند؟ کانبان می‌تواند این کارها را کنار یکدیگر بیاورد، و با گذشت زمان، فرصت‌هایی برای بررسی کار کم اولویت ایجاد می‌کند که در صورت چشم‌پوشی از آن، کارها برمی‌گردند و شما را اذیت‌تان می‌کنند.

ما در مورد این‌که  کانبان چطور می‌تواند برای کار دانش‌محور استفاده شود، بحث می‌کنیم -با تمرکز بر این‌که چطور کانبان را در بخش عملیات فناوری اطلاعات ITSM اجرا کنیم- بنابراین می‌توانیم از تنش پرخطری دوری کنیم که باعث می‌شود مهندسان فناوری اطلاعات خسته و شکننده شوند و کارایی و اثربخشی را بهبود دهند.

اساسا، کانبان سیستم تصویری کششی است که با ناب کار می‌کند تا یک جریان کاری هماهنگ را آسان کند.

ادامه دارد…

مترجمین: حمید خاتمی، مهدیه قدسی‌نژاد

برای مطالعه قسمت اول و دوم کلیک کنید.

منبع: axelos.com