استفاده از کانبان در عملیات فناوری اطلاعات-بخش چهارم

این مقاله، ادامه مقاله «استفاده از کانبان در عملیات فناوری اطلاعات- بخش اول» است. پیشنهاد می‌کنیم برای فهم بهتر، مطالعه را از بخش اول شروع کنید.

۴. چطور کانبان را برای عملیات فناوری اطلاعات پیاده کنید

تاکنون دلایلی را مشخص کردیم که کانبان می‌تواند برای تیم‌های عملیات فناوری اطلاعات مفید باشد، اکنون زمان آن است که به «چگونگی» آن بپردازیم.
طراحی یک سیستم اساسی کانبان با چهار اصل کلی شروع می‌شود:

• کار را شفاف کنید.
• کار در جریان را محدود کنید.
• پیشرفت کار را اندازه‌گیری کنید.
• وضعیت کار را اطلاع دهید.

همه این‌ها را در ادامه مطلب پوشش می‌دهیم.

۴.۱ کار را شفاف کنید

بیست درصد از 100 میلیارد نورون‌ (یاخته‌های عصبی) در مغز به تحلیل اطلاعات تصویری اختصاص دارند. انسان‌ها پردازش اطلاعات را به صورت تصویری تجربه می‌کنند که نمی‌توانیم به آن کمک کنیم، ما آن را به صورت طبیعی انجام می‌دهیم. این قابل درک است که تصویرسازی کارمان پیشرفت کار را بهبود می‌دهد. تصویر بهتر، با خودش ارزش بیشتر ایجاد می‌کند.

دیوید مک کندلس نویسنده است، او نشان می‌دهد یک تصویر، بدون کارایی، بی‌فایده است. اگر هیچ حسی در ارتباط با گردش کار ندارید پس تصویرسازی نمی‌تواند کمکی کند و فقط خسته کننده است. و اگر تصویرسازی جذابیتی نداشته باشد (مانند کاربرگ در شکل 1)، افراد تمایل دارند از آن خارج شوند. به هر حال تصویرسازی گردش کار با استفاده از یک رویکرد مناسب، مفید و شهودی، بسیار جالب است. این همان قدرت کانبان است.

شکل 1: کاربرگ

۴.۲ چطور برای تصویرسازی گردش از کانبان استفاده کنید

زمانی‌که کانبان را توسعه می‌دهید، اولین گام شفاف کردن کار تیم است. وقتی کار شسته و رفته است، تیم‌ها کار را بهتر مدیریت می‌کنند. پیشنهاد می‌کنیم به جای برنامه‌ها یا سبدهای محصول، از سطح تیم شروع کنید زیرا کاری که چشم‌انداز راهبردی را کامل می‌کند در سطح تیم اتفاق می‌افتد. (در بخش ۹.۴ در مورد تابلوهای سطح سبد محصول و برنامه صحبت می‌کنیم).
گاهی اوقات، آزادی برای طراحی تابلوی کانبان‌ می‌تواند تضعیف کننده باشد، مخصوصا وقتی به متدولوژی‌های تجویزی عادت کرده باشید. رویکرد کانبان شخصی می‌تواند جرقه همه نوع سوالی باشد. کانبان با بازتاب گردش کار شروع می‌شود، پس شما را به صورت واقعی نشان می‌دهد. شما فقط به اندازه ابزارهایی که استفاده می‌کنید محدود هستید.

شکل 2: تابلوی کانبان ابتدایی با سه وضعیت کار- برنامه‌ریزی، در حال انجام و انجام شده.

هنگامی‌که اولین تابلوی خود را طراحی می‌کنید، شروع کردن با یک تابلوی فیزیکی به جای یک ابزار الکترونیکی، ساده‌تر است. تابلوی فیزیکی محدودیت‌های کمتری دارد، تغییر آن ساده است، و آزمون و خطای بیشتری را ممکن می‌کند که با آن می‌توانید متوجه شوید چه چیزی برای تیم کار می‌کند و چه چیزی کار نمی‌کند. تنها چیزی‌هایی که نیاز دارید برگه‌های یادداشت، ماژیک، و جایی برای تابلوست. بعد از این‌که تیم‌ با طراحی تابلوی فیزیکی ارتباط سرسری برقرار کرد و فرصت داشت تا روی جنبه‌هایی مثل نقشه اولیه، چطور کار باید جریان یابد و این‌که چه موقع  کار را بکشید، فکر کند، انتقال به ابزار الکترونیکی آسان‌‌تر است (در بخش 10.4 در مورد تابلوهای الکترونیکی صحبت می‌کنیم).

رویکرد چهار مرحله‌ای زیر، روشی ساده برای شروع با کانبان است:

1. دسته‌های کاری تیم‌ را شناسایی کنید. برای هر دسته، یک برگه یادداشت با رنگ منحصربفرد انتخاب کنید.
2. مرحله‌های کار را تعریف کنید(برای مثال برنامه‌ریزی‌شده، در حال انجام، انجام شده).
3. هر قلم کاری را در میزان کار خود مشخص کنید و آن‌ را روی برگه یادداشتی با رنگ متناسب آن بنویسید.
4. هر برگه یادداشت مربوط به قلم کاری را در وضعیت کاری مربوطه، بر روی تخته قرار دهید.

بخش ۴.۳ را برای راهنمایی‌های کلی در طراحی تابلوهای کانبان ببینید.

خیلی وقت͏‌ها، افراد قبل از این͏که دسته‌بندی کار را تعیین کنند، قصد دارند ردیف‌ها و ستون‌های تابلو را طراحی کنند. مشکل آن است که همه کارها یکسان نیستند. انواع مختلف کار اغلب جریان‌های فرایندی متفاوتی دارند. برای مثال، اقلام ضروری مانند سایر درخواست‌ها در بک‌لاگ ایجاد شوند. این اقلام در حین انجام کار ایجاد می͏‌شوند و، بیشتر اقلام اغلب این طور نیستند، آن‌ها بعد از انجام تغییر و کار اشتباه ایجاد می‌شوند. بنابراین، پیش از آن͏که بتوانید تابلویی بسازید که کار بتواند از طریق آن جریان یابد، بایستی ماهیت کار را درک کنید.

هنگام اولین طراحی یک تابلوی کانبان، وضعیت مرغ و تخم‌مرغ اتفاق می‌افتد. با آن‌که از همان ابتدا شروع کردن با خط‌کش و کشیدن سطرها و ستون‌ها وسوسه انگیز است، ابتدا دسته‌بندی کردن کاردسته‌بندی شده مزیت دارد و باعث می‌شود برای این‌که چطور دسته͏‌بندی͏‌های متفاوت کاری، اولویت‌بندی و پردازش می‌شود، تصمیم‌گیری شود.

وضعیت کار به جایی اشاره می‌کند که قلم کاری در مسیرخود از شروع تا پایان حرکت می‌کند. هر قلم کاری در مسیر خود برای اتمام از چندین وضعیت عبور می‌کند. برای مثال، اگر یک قلم کاری در گردش کاری از بک‌لاگ شروع شود، از آن‌جا به بررسی، سپس به پیاده‌سازی و اعتبارسنجی، و در نهایت به انجام شده منتقل شود، بنابراین پنج وضعیت کاری دارید: بک‌لاگ، بررسی، پیاده‌سازی، اعتبارسنجی، و انجام شده. پیشنهاد می‌کنیم فقط با سه وضعیت کاری شروع کنید همان‌طور که در شکل ۲، یک تابلوی کانبان ابتدایی، نمایش داده شده است – برنامه‌ریزی، در حال انجام و انجام شده.

توجه به این نکته مهم است، ممکن است معیارهای دقیق نیاز داشته باشید تا مطمئن شوید که کارت‌ها از یک وضعیت به وضعیت بعدی جلو نرود قبل از این‌که کار به سطح تعریف شده‌ای از کیفیت برسد؛ برای مثال کارتی را از وضعیت آزمون به آماده برای استقرار حرکت ندهید مگر آن‌که معیار کیفی توافق‌شده‌ای محقق شده باشد.

زمانی که تیم‌ طراحی تابلوی خود را شروع می‌کند، یک راهنما برای تابلو اضافه کنید تا به چشم کمک کند فورا دسته‌های مختلف کار را تشخیص دهد.

شکل3: نمونه‌ای از ساختار تابلوی تیم عملیات فناوری اطلاعات که راهنمای دسته‌بندی قلم‌های کاری و ستون‌های وضعیت کار را نشان می‌دهد.

واژگان بااهمیت:

• Ready آماده
• Top 3 سه تای بالاتر
• Doing در حال انجام
• Validation Ready آماده اعتبارسنجی
• Validation Doing درحال اعتبارسنجی
• Done انجام شده
• Project Subtask زیر وظیفه پروژه
• Internal Improvement بهبود داخلی
• Maintenance پشتیبانی و نگه داری
• Unplanned Work کار برنامه‌ریزی نشده
  
  
  

ادامه دارد…

مترجمین: حمید خاتمی، مهدیه قدسی‌نژاد، شبنم ربیعی

برای مطالعه قسمت اول و دوم و سوم کلیک کنید.

منبع: axelos.com